Welkom bij dit hoofdstuk over monitoringregelgeving!
In deze cursus Operationeel Management zullen we alle stappen zien die nodig zijn om de regelgeving, de cashflow en de financiering van de operationele cyclus te volgen.
Concreet zijn dit de punten die ik in deze cursus zal behandelen:
Contant geld
Als onderdeel van de BTS MCO, in Operationeel Management, cashflow verwijst naar de geldsom van de bedrijfseenheid die onmiddellijk beschikbaar is om te voldoen aan de dagelijkse behoeften met betrekking tot haar activiteiten.
Als we het hebben over cashflow, onderscheiden we de volgende twee secties: contant geld en bankieren.
De kassier
De kassa is niet langer een simpel metalen kastje waarin je muntjes of bankbiljetten bewaart. Het is een echte connected computer geworden.
De fysieke kassa
Zodra je naar een winkel gaat, is het daar. De fysieke kassa is een computer die alle transacties van de dag registreert. Er wordt rekening gehouden met ontvangsten, maar ook met uitgaven. Alle soorten betalingen worden geaccepteerd: contante betaling, cheques, betaling met creditcard.
Vaak wordt deze fysieke kassa de naam point-of-sale terminal (POS) genoemd wanneer de commerciële eenheid heeft besloten deze op het computernetwerk aan te sluiten.
Het kasboek
Onder de boekhoudkundige documenten die binnen het bedrijf worden aangetroffen, bevindt zich het kasboek. Het registreert alle contante afrekeningen van de bedrijfseenheid.
Waar wordt het volgen van contant geld voor gebruikt?
Het volgen van contant geld is erg belangrijk en dient om:
- bewerk een dagelijks overzicht van de omzet inclusief belasting. Dit is de ‘z van de kassa’ of ‘z-bon’. De totale omzet, inclusief alle belastingen, wordt dus berekend en verdeeld per betalingswijze en BTW-tarief.
- controleer het kassaldo met het saldo genoteerd in het fysieke contant geld.
- regels vaststellen voor het overmaken van cheques en het storten van contant geld bij banken.
De bank
Ook binnen de business unit is het toezicht op de banken van groot belang. Hiermee kunt u verschillende controles uitvoeren op de volgende handelingen:
- incassoverrichtingen uitgevoerd via overschrijvingen, bankkaarten of handelspapieren.
- uitbetalingsverrichtingen zoals automatische afschrijvingen, betalingen per cheque, betalingen per bankkaart.
- Het verschil tussen ontvangsten en uitbetalingen, d.w.z. de bepaling van het saldo op de bankrekening.
Financiering van de exploitatiecyclus
Als u een opfrisser wilt over de betekenis van de operatiecyclus, nodig ik u uit om mijn artikel met de titel te lezen Bedrijfscyclus: 7 vragen om alles te begrijpen.
Het financieren van de exploitatiecyclus kan door de business unit op verschillende manieren worden gerealiseerd.
Om dit te doen kan het bedrijf inspelen op de verschillende componenten van de bedrijfscyclus, zoals klanten of de bank.
Onderhandelen met klanten
Ideaal zou zijn dat klanten hun facturen zo snel mogelijk betalen, zelfs op de dag van de commerciële transactie, dus contant.
Maar in werkelijkheid betalen bedrijven vaak te laat. De commerciële eenheid moet daarom de betalingstermijnen van haar klanten herzien door met hen kortere termijnen te onderhandelen.
Om zijn klanten te overtuigen, kan het bedrijf hen financiële kortingen op de factuur aanbieden door een contante korting. Deze korting bestaat uit het aanmoedigen van klanten om vervroegd te betalen in ruil voor een procentuele korting op de aankoopfactuur.
Hier ziet u een voorbeeld van een contantkorting.
Op 24/08/N factureert het bedrijf Miladra een klant voor een bedrag van € 15 exclusief BTW, te betalen op 000/15/N. Hij stemt ermee in onmiddellijk te betalen, op voorwaarde dat Miladra hem een korting van 09% geeft.
De commerciële eenheid aanvaardt maar draagt een financiële kost van het volgende bedrag: 15 x 000 of € 0,03.
Dit is het bedrag van de aan de opdrachtgever toegekende betalingskorting.
Onderhandel met de bank
Het bedrijf kan zich ook tot zijn bank wenden als het zijn exploitatiecyclus wil financieren.
De kredietlijn
De kredietlijn of toegestane roodstand is een kortetermijnvoorschot dat door de bank wordt verstrekt.
Het bedrijf kan daardoor meer geld uitgeven dan het in werkelijkheid heeft.
Het voordeel van dit type financiering ligt in het feit dat het bedrijf alleen voor het gebruik ervan in rekening wordt gebracht.
Ik zal een voorbeeld nemen om de toegestane roodstand te illustreren.
Het bedrijf Miladra beschikt over een kredietlijn van € 50. Ze heeft geen contant geld van 000/01/N tot 08/15/N en op haar bankrekening staat een debetsaldo van € 09.
De bankvoorwaarden zijn als volgt:
- jaarlijkse rente: 7%
- vaste commissie: € 40
Ik zal het bedrag van de agio's berekenen, dat wil zeggen alle door de bank opgenomen bedragen.
Rente: 35 x 000 x (0,07 dagen (van 45/01 tot 08/15) / 09 dagen) = € 360
Agio's: 306,25 + 40 = € 346,25
Interpretatie: Rood staan kost het bedrijf Miladra € 346,25.
Korting op een handelspapier
Een wisselbrief is een tussen professionals ondertekend handelsdocument waarmee een factuur kan worden betaald. Op het document worden verschillende elementen aangegeven:
- contactgegevens van klanten
- contactgegevens van de leverancier
- de vervaldatum
- het bedrag van de factuur(en)
Het verdisconteren van een wissel of wissel betekent anticiperen op de vervaldatum.
Ik zal een voorbeeld nemen, zodat u het beter kunt begrijpen.
Het bedrijf Miladra heeft op 01/07/N een verkoop gerealiseerd. Met de klant werd overeengekomen om per wissel te betalen. Het bedrag van de factuur bedraagt € 45 en de vervaldatum is 000/31/N.
De bankvoorwaarden zijn als volgt:
- disconteringsvoet: 7% per jaar
- vaste commissie: € 29
Miladra gaat op 15/07/N naar haar bank.
Aantal anticipatiedagen: 45 dagen van 15/07 tot 31/08
Korting (=rente): 45 x 000 x (0,07 dagen / 45 dagen) of € 360.
Agio's: 393,75 + 29 = € 422,75
interpretatie:
Miladra zal het door haar cliënt verschuldigde bedrag van € 45,- aanvankelijk niet ontvangen.
Als zij besluit de wissel te verdisconteren, betaalt haar bank haar het verschil tussen het aan haar cliënt gefactureerde bedrag en het bedrag van de agio's die de bank in rekening brengt.
In ons voorbeeld krijgt Miladra het bedrag van: 45 – 000, oftewel een bedrag van € 422,75
Betalingstijden
Toezicht op regelgeving
Het bedrijf heeft de mogelijkheid om de betalingen van zijn klanten te monitoren met behulp van verschillende tools.
De oude schaal
Een verouderd saldo is een boekhouddocument dat veel door bedrijven wordt gebruikt om de toekomstige cashflow te monitoren. Het geeft een overzicht van alle te innen vorderingen of te betalen schulden.
Het specificeert de volgende elementen:
- het klant- of leveranciersrekeningnummer
- de naam van de klant of leverancier
- het rekeningsaldo
- het bedrag van de niet-vervallen vordering of schuld volgens de vervaldatum
- het bedrag van de vordering of schuld dat opeisbaar is volgens de vervaldatum
Hier is een voorbeeld van een verouderd klantensaldo:
Hier is een voorbeeld van een oude leveranciersschaal:
Hoe een verouderd klantensaldo lezen en interpreteren?
Het totaalbedrag aan vorderingen:
Totaal achterstallige schulden:
Onvervulde vorderingen:
Bedragen verschuldigd over 30 dagen:
Bedrag dat binnen 30 dagen moet worden geïnd:
Factuurschema
Met een factuurschema kunt u voor elke factuur het bedrag, het reeds betaalde bedrag, het te betalen saldo en de vervaldatum samenvatten.
De business unit kan achterstallige facturen opsporen.
Hier is een voorbeeld van een factuurschema:
Factuur 1587 is ongeveer 15 dagen te laat. Het bedrijf moet telefonisch of per e-mail contact opnemen.
Factuur 2587 is volledig betaald. Op deze factuur hoeft u geen actie te ondernemen.
Aan de andere kant moet factuur 1258 in zijn geheel nog worden betaald op 07/09/N, hoewel de vervaldatum 11/08/N is. Het is noodzakelijk om een herinnering per aangetekende brief met ontvangstbevestiging te sturen.
Hoe bereken ik de werkelijke effectieve betalingstermijn?
De werkelijke effectieve betalingstermijn is het werkelijke aantal dagen tussen de datum volgend op de dag van de verkoop en de vervaldatum.
Berekening in kalenderdagen:
Voorbeeld: Factuur uitgegeven op 8/07/N, deadline van 35 dagen.
Deadline zal 08/07 + 35 dagen zijn, d.w.z. de 23 / 08 - Effectieve periode: 35 dagen.
Einde van de maand:
Voorbeeld: Factuur uitgegeven op 8/07/N, deadline van 35 dagen einde maand.
Deadline wordt: 08/07 + 35 dagen verschoven naar het einde van de maand dus op 31/08/N.
De effectieve termijn bedraagt derhalve 43 dagen (35 + 8 dagen om eind augustus te bereiken).
Einde factureringsmaand:
Voorbeeld: Factuur uitgegeven op 8/07/N, deadline van 35 dagen einde maand.
Deadline wordt: 31/07 (08/07 verschoven naar het einde van de maand) + 35 dagen d.w.z. op 05/09/N
De ingangstermijn bedraagt derhalve 57 dagen. (van 08/07 tot 05/09).
Welke berekeningsmethode de onderneming ook hanteert, deze moet worden gespecificeerd in de algemene verkoopvoorwaarden (CGV).
Gevolgen van betalingsachterstanden voor de bedrijfsvoering
Betalingsdeadlines voor klanten en betalingsdeadlines voor leveranciers hebben invloed op de bedrijfscyclus, maar ook op de behoefte aan werkkapitaal.
in hoofdstuk over de bedrijfscyclus, dit is heel goed uitgelegd.
Gevolg van een variatie in de bedrijfscyclus
De betalingstermijn van de leverancier heeft geen invloed op de exploitatiecyclus. Aan de andere kant heeft een variatie in de betalingstermijn van de klant gevolgen voor de totale duur van de bedrijfscyclus.
Een toename van de doorlooptijd voor klanten met 15 dagen verlengt ook de bedrijfscyclus met dezelfde hoeveelheid tijd. Het tegendeel is uiteraard ook waar.
Gevolg van een variatie op de werkkapitaalbehoefte (WCR)
Een variatie in de betalingstermijn (klanten of leveranciers) heeft impact op de behoefte aan werkkapitaal. In onderstaande tabel ziet u de verschillende mogelijkheden na wijziging van de betalingstermijn.
| Variatietype | Betalingstermijn van de klant | Betalingstermijn leverancier |
|---|---|---|
| toenemen | de WCR neemt toe doordat de post “klantvorderingen” toeneemt. | de WCR daalt omdat de post “Leveranciersschulden” toeneemt. |
| Vermindering | de WCR daalt omdat de post “klantenvorderingen” afneemt. | de WCR stijgt doordat de post “Leveranciersschulden” afneemt. |
Gevolg van een variatie in de cashflow
In onderstaande tabel ziet u de verschillende mogelijkheden na wijziging van de betalingstermijn.
| Variatietype | Betalingstermijn van de klant | Betalingstermijn leverancier |
|---|---|---|
| toenemen | De kasstroom neemt af omdat de post “klantvorderingen” toeneemt. | De cashflow neemt toe omdat de post “Handelsschulden” toeneemt. |
| Vermindering | De cashflow neemt toe doordat de post “klantvorderingen” afneemt. | De kasstroom neemt af doordat de post “Leveranciersschulden” afneemt. |
Conclusie
Zoals u zult hebben begrepen, verminderen de behoefte aan financiering, onderhandelingen met klanten en/of leveranciers. zijn noodzakelijk. Het monitoren van betalingen, cashflow en financiering van de operationele cyclus impliceert noodzakelijkerwijs het verlagen van de WCR.
Dat is alles, nu weet u hoe u afwikkelingen, cashflow en financiering in de operationele cyclus kunt volgen. Je hebt geen excuus meer om je doel niet te behalen: een uitstekend cijfer halen voor de toets Operationeel Management!