Welkom bij dit hoofdstuk over zakelijke documenten!
Gedurende de hele levensduur van de business unit worden bedrijfsdocumenten gebruikt om de bedrijfsvoering te rechtvaardigen en te beveiligen. Daarnaast zijn deze documenten van belang voor het opbouwen van een goede zakelijke relatie.
Dit is wat je in dit artikel zult ontdekken:
- Commerciële documenten: Infographics
- Wat zijn de verplichte gegevens met betrekking tot handelsdocumenten?
- Wat zijn de belangrijkste commerciële documenten?
- Conclusie
Commerciële documenten: Infographics
Om dit artikel te beginnen is hier dit prachtige diagram dat alle belangrijke commerciële documenten toont die binnen de commerciële eenheid worden gebruikt.
Wat zijn de verplichte gegevens met betrekking tot handelsdocumenten?
Maar ja, wat zegt de wet over handelsdocumenten? In feite zijn er veel artikelen uit de commerciële code, waaronder de volgende twee die ik van de officiële site zal halen Legifrance.
Met betrekking tot alle commerciële documenten geldt dat deartikel R123-237 luidt:
Elke geregistreerde persoon vermeldt op zijn facturen, bestelbonnen, prijzen en reclamedocumenten, evenals op alle correspondentie en alle ontvangstbewijzen met betrekking tot zijn activiteit en ondertekend door hem of namens hem:
1° Het unieke identificatienummer van de onderneming uitgegeven overeenkomstig artikel D. 123-235;
2° De RCS-vermelding gevolgd door de naam van de stad waar het register waar het geregistreerd is zich bevindt;
3° De locatie van zijn hoofdkantoor;
4° Indien van toepassing, dat zij in staat van liquidatie verkeert;
5° Indien het een handelsvennootschap betreft met zetel in het buitenland, naast de gegevens vermeld in 3° en 4°, haar naam, haar rechtsvorm en het registratienummer in de Staat waar zij haar zetel heeft, indien er een;
6° Indien van toepassing, het statuut van huurder-beheerder of zaakvoerder-agent;
7° Indien hij de begunstigde is van een contract voor de ondersteuning van bedrijfsprojecten voor het creëren of hervatten van een economische activiteit in de zin van Hoofdstuk VII van Titel II van Boek I van het Wetboek van Koophandel, de bedrijfsnaam van de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de ondersteuning , de locatie van het hoofdkantoor, evenals het unieke identificatienummer;
8° Indien het een toegewezen actief vormde overeenkomstig artikel L. 526-6, het voorwerp van de beroepsactiviteit waaraan het actief wordt toegewezen en de benaming die wordt gebruikt voor de uitoefening van de beroepsactiviteit waarin de naam of de gebruiksnaam is opgenomen, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden: “natuurlijke ondernemer met beperkte aansprakelijkheid” of de initialen: “EIRL”.
Elke ingeschreven persoon vermeldt op zijn website eveneens de vermelding RCS gevolgd door de naam van de stad waar de burgerlijke stand waar hij ingeschreven is gevestigd is, evenals de gegevens vermeld in 1°, 3°, 5° en 8°.
De bron van dit artikel is hier.
Op dezelfde site vindt u ook een ander zeer interessant artikel dat meer specifiek over facturen gaat.
Dit is artikel L441-3 dat ik hieronder herhaal:
I.-Een schriftelijke overeenkomst gesloten tussen de leverancier, met uitzondering van productleveranciers genoemd in artikel L. 443-2, en de distributeur of dienstverlener vermeldt de wederzijdse verplichtingen waartoe de partijen bij de overeenkomst zich hebben verbonden commerciële onderhandelingen, in overeenstemming met de artikelen L. 442-1 tot L. 442-3. Deze overeenkomst wordt vastgelegd in één enkel document, of in een geheel bestaande uit een raamcontract en toepassingscontracten.
II.-Onverminderd de artikelen L. 442-1 tot L. 442-3, is elke wijziging van de overeenkomst vermeld in I het voorwerp van een schrijven waarin het nieuwe element wordt vermeld dat deze rechtvaardigt.
III.-De onder I genoemde overeenkomst stelt, ten behoeve van het helpen bepalen van de overeengekomen prijs, de volgende verplichtingen vast:
1° De voorwaarden voor de verkoop van de producten of diensten, met inbegrip van prijsverlagingen, en, in voorkomend geval, de soorten situaties waarin en de modaliteiten volgens welke afwijkende voorwaarden van de verkoop waarschijnlijk zullen worden toegepast;
2° Commerciële samenwerkingsdiensten, geschikt voor het bevorderen van de marketing van de producten of diensten van de leverancier, die de distributeur of dienstverlener levert, die niet vallen onder de aan- en verkoopverplichtingen, met vermelding van het voorwerp, de geplande datum, de uitvoeringsvoorwaarden, de vergoeding voor deze diensten, evenals de producten of diensten waarop zij betrekking hebben en de totale vergoeding met betrekking tot al deze verplichtingen;
3° Andere verplichtingen die bedoeld zijn om de commerciële relatie tussen de leverancier en de distributeur of dienstverlener te bevorderen, waarbij voor elk het doel, de geplande datum en de uitvoeringsvoorwaarden worden gespecificeerd, evenals de algemene vergoeding of prijsverlaging met betrekking tot al deze verplichtingen .
IV.-De in I genoemde overeenkomst wordt gesloten voor een periode van één jaar, twee jaar of drie jaar, uiterlijk op 1 maart van het jaar waarin zij van kracht wordt of binnen twee maanden na het begin van de marketingperiode voor producten of diensten die onderworpen zijn aan een bepaalde marketingcyclus. Wanneer het wordt gesloten voor een periode van twee of drie jaar, worden de voorwaarden vastgelegd waaronder de overeengekomen prijs wordt herzien. Deze methoden kunnen erin voorzien dat rekening wordt gehouden met een of meer beschikbare indicatoren die de ontwikkeling van de prijs van productiefactoren weerspiegelen.
V.-De leverancier deelt zijn algemene verkoopvoorwaarden binnen een redelijke termijn vóór 1 maart of, voor producten of diensten die onderworpen zijn aan een bepaalde marketingcyclus, vóór het begin van de marketingperiode aan de distributeur mee.
OPMERKING: Volgens de voorwaarden van artikel 5 van bestelnummer 2019-359 van 24 april 2019:
I. – De bepalingen van artikel II van artikel L. 441-3 van het Wetboek van Koophandel, in de bewoordingen die voortvloeien uit dit besluit, zijn vanaf deze datum van toepassing op elke overeenkomst die wordt uitgevoerd op de datum van inwerkingtreding van dit besluit.
II. – Onverminderd de bepalingen van artikel 5, I, is voor overeenkomsten die van kracht zijn op de datum van inwerkingtreding van deze verordening en waarvan de duur meer dan één jaar bedraagt, artikel L. 441-3 in de uit dit besluit voortvloeiende bewoordingen vanaf maart van toepassing 1, 2020.
III. – De bepalingen van artikel L. 441-3 met betrekking tot facturen blijven, in hun bewoordingen vóór de inwerkingtreding van dit besluit, van toepassing op facturen die vóór 1 oktober 2019 zijn uitgegeven.
De bron van dit artikel is te vinden op dit adres.
In het volgende deel zullen we elk handelsdocument waarop de commerciële eenheid betrekking heeft, in detail bekijken.
Wat zijn de belangrijkste commerciële documenten?
De belangrijkste commerciële documenten zijn:
Algemene verkoopvoorwaarden (CGV)
De Algemene Voorwaarden moeten voorafgaand aan elke commerciële relatie worden opgesteld. Ze zijn van groot belang omdat ze de rechten en verplichtingen van elke partij in het contract bepalen.
Het opstellen van algemene verkoopvoorwaarden is niet verplicht tussen professionals, maar wordt uiteraard wel sterk aanbevolen.
Wat zijn de algemene verkoopvoorwaarden?
De algemene verkoopvoorwaarden zijn een document opgesteld door de leverancier met als doel contractuele regels vast te leggen en goede commerciële relaties met de klant op te bouwen.
Door de algemene verkoopvoorwaarden te raadplegen alvorens een commerciële transactie uit te voeren, kan de klant op de hoogte worden gebracht van de voorwaarden van de transactie in kwestie. Ze gelden voor alle klanten van de business unit.
De algemene verkoopvoorwaarden van een bedrijf gespecialiseerd in de wederverkoop van meubelen zullen verschillen van een bedrijf dat een dienstverleningsactiviteit uitoefent.
Waar worden de Algemene Voorwaarden voor gebruikt?
Afhankelijk van de aard van de commerciële relatie zijn er verschillende wettelijke regels van toepassing, afhankelijk van de vraag of de commerciële eenheid haar activiteit uitoefent met een professional of met een individu.
De klant is een consument
deartikel L111-1 van de Consumentenwet bepaalt dat de verkoper de klant moet informeren over zijn verplichtingen, zoals de betaling van de prijs, de naleving van de betalingstermijnen en de betalingsmethoden.
In dit artikel wordt ook het volgende gespecificeerd:
- retourvoorwaarden
- voorwaarden voor terugbetaling
- de herroepingstermijn
- levertijd
Al deze informatie moet in het bezit van de klant zijn voordat een eventueel verkoop- of servicecontract wordt ondertekend.
De opdrachtgever is een professional
Artikel L441-1 van het handelswetboek specificeert alle regels van de algemene verkoopvoorwaarden tussen professionals. Het artikel specificeert dus de methoden voor het vaststellen van de prijs van diensten of goederen die te koop zijn om problemen tijdens de commerciële transactie te voorkomen.
Algemene Voorwaarden: Verplicht of niet?
De algemene verkoopvoorwaarden zijn niet verplicht tussen professionals (behalve in geval van aanvraag), maar zijn wel een wettelijke verplichting voor de verkoper ten opzichte van een consumentenklant.
De Algemene Voorwaarden moeten de volgende clausules bevatten:
- de verkoopvoorwaarden
- prijs
- de dienst
- prijsverlagingen
- leveringsvoorwaarden
- de kenmerken van de dienst of het goed
- betalingsvoorwaarden
- het herroepingsrecht (14 dagen)
- garanties voor eventuele verborgen gebreken
- het recht om bezwaar te maken tegen persoonsgegevens
Het citaat
Wat is een citaat?
De offerte is een commercieel document dat door de verkoper wordt opgesteld vóór het sluiten van de verkoopovereenkomst met de klant. In het dagelijks leven wordt een citaat vaak gebruikt om een dienst te verlenen. In feite is er sprake van een ‘contractvoorstel’, aangezien de verkoper zich ertoe verbindt de aangegeven dienst uit te voeren tegen de aangegeven prijs.
Als de klant de offerte ondertekent, verbindt hij zich ertoe de op het document vermelde prijs te betalen, met inachtneming van de voorwaarden voorzien in de offerte.
Is de offerte verplicht?
De verkoper is niet verplicht een offerte uit te brengen als zijn klant een professional is.
Bij een B tot C-handelsrelatie kan de professional verplicht zijn een offerte op te stellen.
Er zijn diensten waarvoor de verkoper een offerte moet uitbrengen: optische producten, werkzaamheden boven de € 150,-, medische zorg (honoraria boven de € 70,-), persoonlijke diensten boven de € 100,-, verhuizen.
De wet vereist niet dat er een offerte wordt geschreven, maar het wordt wel sterk aanbevolen.
Waar is een offerte voor?
- De offerte wordt, eenmaal ondertekend, een soort contract tussen de verkoper en zijn klant. De professional moet de dienst verlenen en de klant moet de prijs betalen die op het document staat vermeld.
- Indirect toont de verkoper, door het aanbieden van een offerte, geloofwaardigheid richting zijn klant.
- Ten slotte voldoet de verkoper aan zijn precontractuele wettelijke verplichting.
Bestelling
Wat is een inkooporder?
De aankooporder is een handelsdocument opgesteld door de verkoper en ondertekend door de klant. Vanaf het moment van ondertekening hoeft het bewijs van de overeenkomst tussen beide partijen niet meer te worden aangetoond. Bij het verkopen van goederen wordt vaker gebruik gemaakt van de inkooporder.
De handtekening van de klant is de trigger voor de verplichting om de goederen te leveren maar ook om deze te ontvangen (en te betalen).
Is de inkooporder verplicht?
De bestelbon is niet verplicht, maar wordt vaak gebruikt omdat deze bij een geschil als bewijs kan dienen.
De leveringsbon
Wat is een leveringsbon?
De leveringsbon is een handelsdocument opgesteld door de leverancier van goederen of diensten. De klant ontvangt het document wanneer de dienst is voltooid of wanneer hij de goederen ontvangt.
De leveringsbon is het bewijs dat de levering inderdaad heeft plaatsgevonden onder de oorspronkelijk tussen beide partijen geplande omstandigheden.
Is de leveringsbon verplicht?
De afleveringsbon is niet verplicht, maar wordt vaak gebruikt omdat deze bij een geschil als bewijs kan dienen. Wanneer het is vastgesteld, moet verplichte informatie op het document verschijnen:
- bezorgdatum
- bestelnummer
- juridische informatie van het bedrijf (hoofdkantoor, RCS-nummer, aandelenkapitaal, bedrijfsvorm van het bedrijf, enz.)
- contactgegevens van klanten
- aard van goederen
De rekening
Wat is een factuur?
De factuur is een handelsdocument dat door de verkoper in twee exemplaren wordt opgesteld en dat alle elementen van de transactie tussen de verkoper en zijn klant gedetailleerd weergeeft.
Is de factuur verplicht?
Het opmaken van een factuur is verplicht tussen professionals, maar blijft optioneel als de klant een particulier is.
Conclusie
Om geschillen of zelfs onbetaalde schulden te voorkomen, moet de verkoper conforme handelsdocumenten opstellen. Er zijn ook strafrechtelijke, fiscale en civielrechtelijke sancties voorzien in geval van niet-conforme commerciële documenten.
Als je alles wat je zojuist hebt geleerd wilt toepassen, nodig ik je van harte uit om mijn artikel over gecorrigeerde managementoefeningen te lezen 21 Oefeningen Opeisbare en creditfactuur.
Voilà, nu heb je het hoofdstuk over commerciële documenten onder de knie. Je hebt geen excuses meer om een uitstekend cijfer te halen op de toets Operationeel Management!
Heel interessant
Het is echt noodzakelijk dat een goede accountant al deze documenten goed begrijpt.
Hallo Kalifa In Thienou,
Bedankt voor deze reactie.