Benvenuti in questo capitolo sulle norme di monitoraggio!
In questo corso di Gestione Operativa vedremo tutti i passaggi necessari per seguire la normativa, il flusso di cassa e il finanziamento del ciclo operativo.
Concretamente, ecco i punti che tratterò in questo corso:
Contanti
Nell'ambito del BTS MCO, nella Gestione Operativa, il flusso di cassa si riferisce alla somma di denaro dell'unità aziendale immediatamente disponibile per soddisfare le sue esigenze quotidiane legate alle sue operazioni.
Quando parliamo di flusso di cassa, distinguiamo le due sezioni seguenti: contante e bancario.
La cassiera
Il registratore di cassa non è più una semplice scatola metallica nella quale riporre monete o banconote. È diventato un vero computer connesso.
La cassa fisica
Non appena vai in un negozio, è lì. Il registratore di cassa fisico è un computer che registra tutte le transazioni della giornata. Tiene conto delle entrate ma anche delle uscite. Sono accettati tutti i tipi di pagamento: contanti, assegni, pagamento con carta di credito.
Questo registratore di cassa fisico prende spesso il nome di terminale punto vendita (POS) quando l'unità commerciale ha deciso di collegarlo alla rete informatica.
Il libretto di cassa
Tra i documenti contabili rinvenuti all'interno dell'azienda figura il libro cassa. Registra tutti i regolamenti in contanti della business unit.
A cosa serve il monitoraggio del contante?
Il tracciamento del contante è molto importante e serve a:
- modificare un riepilogo giornaliero del fatturato comprensivo di tasse. Questa è la "z" di registratore di cassa o "z ricevuta". Le vendite totali, tasse incluse, vengono quindi calcolate e distribuite per modalità di pagamento e aliquota IVA.
- controllare il saldo di cassa con il saldo annotato nel contante fisico.
- stabilire regole per le rimesse di assegni e depositi di contanti nelle banche.
La banca
Allo stesso modo, il monitoraggio bancario è molto importante nella business unit. Permette di effettuare diversi controlli sulle seguenti operazioni:
- operazioni di incasso effettuate tramite bonifici, carte bancarie o effetti commerciali.
- operazioni di erogazione quali addebiti diretti, pagamenti tramite assegno, pagamenti tramite carta bancaria.
- La differenza tra entrate ed uscite, cioè la determinazione del saldo del conto bancario.
Finanziamento del ciclo operativo
Se desideri un ripasso sul significato del ciclo operativo ti invito a leggere il mio articolo dal titolo Ciclo operativo: 7 domande per capire tutto.
Il finanziamento del ciclo operativo può essere ottenuto in diversi modi da parte della business unit.
Per fare questo l’azienda può agire sulle diverse componenti del ciclo operativo come i clienti o la banca.
Negoziare con i clienti
L’ideale sarebbe che i clienti pagassero le fatture il prima possibile, anche il giorno stesso della transazione commerciale, cioè in contanti.
Ma in realtà le aziende spesso pagano in ritardo. L'unità commerciale deve quindi rivedere le scadenze di pagamento dei propri clienti negoziando con loro scadenze più brevi.
Per convincere i propri clienti, l'azienda può offrire loro riduzioni finanziarie in fattura includendo a sconto in contanti. Questa riduzione consiste nell'incentivare i clienti a pagare anticipatamente in cambio di una riduzione percentuale sulla fattura di acquisto.
Ecco un esempio di sconto cassa.
Il 24/08/N, l'azienda Miladra fattura ad un cliente un importo di 15€ IVA esclusa da pagare il 000/15/N. Si impegna a effettuare il pagamento immediatamente a condizione che Miladra gli conceda uno sconto del 09%.
L'unità commerciale accetta ma sostiene un costo finanziario del seguente importo: 15 x 000 o 0,03 €.
Questo è l'importo dello sconto sul pagamento concesso al cliente.
Negoziare con la banca
L'azienda può anche rivolgersi alla propria banca se desidera finanziare il proprio ciclo operativo.
La linea di credito
La linea di credito o scoperto autorizzato è un anticipo a breve termine concesso dalla banca.
L’azienda potrebbe quindi spendere più denaro di quanto effettivamente dispone.
Il vantaggio di questa tipologia di finanziamento sta nel fatto che all’azienda viene fatturato solo il relativo utilizzo.
Prenderò un esempio per illustrare lo scoperto autorizzato.
La società Miladra dispone di una linea di credito di 50 euro. Non ha contanti dal 000/01/N al 08/15/N e il suo conto bancario mostra un saldo debitore di € 09.
Le condizioni bancarie sono le seguenti:
- tasso di interesse annuo: 7%
- commissione fissa: 40€
Calcolerò l'importo degli aggi, cioè tutte le somme prelevate dalla banca.
Interesse: 35 x 000 x (0,07 giorni (dal 45/01 al 08/15) / 09 giorni) = € 360
Aggi: 306,25 + 40 = € 346,25
Interpretazione: Lo scoperto costa alla società Miladra 346,25 €.
Attualizzazione di una carta commerciale
Un titolo negoziale è un documento commerciale firmato tra professionisti che permette il pagamento di una fattura. Sul documento sono indicati diversi elementi:
- dettagli di contatto del cliente
- dettagli di contatto del fornitore
- la data di scadenza
- l'importo della/e fattura/e
Scontare una cambiale o una cambiale significa anticipare la data di scadenza.
Faccio un esempio così puoi capire meglio.
La società Miladra ha effettuato una vendita il 01/07/N. È stato concordato con il cliente il pagamento tramite cambiale. L'importo della fattura è di € 45 e la data di scadenza è il 000/31/N.
Le condizioni bancarie sono le seguenti:
- tasso di sconto: 7% annuo
- commissione fissa: 29€
Miladra va alla sua banca il 15/07/N.
Numero di giorni di anticipo: 45 giorni dal 15/07 al 31/08
Sconto (=interesse): 45 x 000 x (0,07 giorni / 45 giorni) o 360 €.
Aggi: 393,75 + 29 = € 422,75
interpretazione:
Miladra non riceverà la somma iniziale di 45 euro dovuta dal suo cliente.
Se decide di scontare la cambiale, la sua banca le pagherà la differenza tra l'importo fatturato al suo cliente e l'importo degli aggi trattenuti dalla banca.
Nel nostro esempio Miladra otterrà la somma di: 45 – 000, ovvero un importo di € 422,75
Tempi di pagamento
Monitoraggio delle normative
L'azienda ha la capacità di monitorare i pagamenti dei propri clienti utilizzando diversi strumenti.
La scala dell'età
Un saldo invecchiato è un documento contabile ampiamente utilizzato dalle aziende per monitorare i flussi di cassa futuri. Riepiloga tutti i crediti da incassare o i debiti da pagare.
Specifica i seguenti elementi:
- il numero di conto del cliente o del fornitore
- il nome del cliente o del fornitore
- il saldo del conto
- l’importo del credito o del debito non scaduto in base alla data di scadenza
- l’importo del credito o del debito scaduto in base alla data di scadenza
Ecco un esempio di saldo cliente invecchiato:
Ecco un esempio di una scala di fornitori obsoleta:
Come leggere e interpretare il saldo di un cliente invecchiato?
L'importo totale dei crediti:
Totale debiti scaduti:
Crediti non soddisfatti:
Importi dovuti per 30 giorni:
Importo da incassare in 30 giorni:
Lo scadenziario delle fatture
Uno scadenziario fatture consente di riepilogare per ogni fattura il suo importo, l'importo già pagato, il saldo da pagare e la data di scadenza.
La business unit sarà in grado di rilevare le fatture scadute.
Ecco un esempio di pianificazione fattura:
La fattura 1587 è scaduta da circa 15 giorni. L'azienda deve dare seguito telefonicamente o via e-mail.
La fattura 2587 è stata interamente pagata. Non è necessario intervenire su questa fattura.
La fattura 1258 deve invece ancora essere pagata interamente il 07/09/N, anche se la data di scadenza è l'11/08/N. È necessario inviare un sollecito tramite lettera raccomandata con avviso di ricevimento.
Come calcolare il tempo di pagamento effettivo effettivo?
Il periodo di pagamento effettivo effettivo è il numero effettivo di giorni che separano la data successiva al giorno della vendita e la data di scadenza.
Calcolo in giorni di calendario:
Esempio: Fattura emessa il 8/07/N, scadenza 35 giorni.
Scadenza sarà 08/07 + 35 giorni cioè il 23 / 08 - Periodo di validità: 35 giorni.
Fine del mese di scadenza:
Esempio: Fattura emessa il 8/07/N, scadenza 35 giorni fine mese.
Scadenza sarà: 08/07 + 35 giorni spostati a fine mese quindi il 31/08/N.
Il termine effettivo è quindi di 43 giorni (35 + 8 giorni per arrivare a fine agosto).
Fine del mese di fatturazione:
Esempio: Fattura emessa il 8/07/N, scadenza 35 giorni fine mese.
Scadenza sarà: 31/07 (08/07 spostato a fine mese) + 35 giorni cioè il 05/09/N
Il periodo effettivo è quindi di 57 giorni. (dal 08/07 al 05/09).
Qualunque sia il metodo di calcolo utilizzato dall'azienda, esso dovrà essere specificato nelle condizioni generali di vendita (CGV).
Conseguenze dei ritardi di pagamento sulle operazioni
Le scadenze di pagamento dei clienti e le scadenze di pagamento dei fornitori hanno un impatto sul ciclo operativo ma anche sul fabbisogno di capitale circolante.
in capitolo sul ciclo operativo, questo è spiegato molto bene.
Conseguenza di una variazione del ciclo di funzionamento
Il termine di pagamento del fornitore non ha alcun impatto sul ciclo operativo. D'altro canto, una variazione dei tempi di pagamento del cliente ha conseguenze sulla durata complessiva del ciclo operativo.
Un aumento del lead time del cliente di 15 giorni aumenta anche il ciclo operativo della stessa quantità di tempo. Naturalmente è vero anche il contrario.
Conseguenza di una variazione del fabbisogno di capitale circolante (WCR)
Una variazione dei tempi di pagamento (clienti o fornitori) ha un impatto sul fabbisogno di capitale circolante. La tabella seguente mostra le diverse possibilità in seguito a una modifica del termine di pagamento.
| Tipo di variazione | Termine di pagamento del cliente | Scadenza pagamento fornitore |
|---|---|---|
| aumentare | il WCR aumenta perché aumenta la voce “crediti verso clienti”. | il WCR diminuisce perché aumenta la voce “Debiti Fornitori”. |
| diminuire | il WCR diminuisce perché diminuisce la voce “crediti verso clienti”. | il WCR aumenta perché diminuisce la voce “Debiti Fornitori”. |
Conseguenza di una variazione del flusso di cassa
La tabella seguente mostra le diverse possibilità in seguito a una modifica del termine di pagamento.
| Tipo di variazione | Termine di pagamento del cliente | Scadenza pagamento fornitore |
|---|---|---|
| aumentare | Il flusso di cassa diminuisce perché aumenta la voce “crediti verso clienti”. | Il flusso di cassa aumenta perché aumenta la voce “Debiti commerciali”. |
| diminuire | Il flusso di cassa aumenta perché diminuisce la voce “crediti verso clienti”. | Il flusso di cassa diminuisce perché diminuisce la voce “Debiti Fornitori”. |
Conclusione
Come avrete capito, per ridurre la necessità di finanziamenti, trattative con clienti e/o fornitori. sono necessari. Il monitoraggio dei pagamenti, dei flussi di cassa e del finanziamento del ciclo operativo comporta necessariamente la riduzione del WCR.
Questo è tutto, ora sai come tenere traccia degli insediamenti, del flusso di cassa e dei finanziamenti nel ciclo operativo. Non hai più scuse per non raggiungere il tuo obiettivo: ottenere un voto eccellente nel test di Gestione Operativa!