Gestione dell'inventario: i 7 punti chiave da padroneggiare

Benvenuti in questo capitolo sulla gestione dell'inventario!

Tra le missioni dell'imprenditore all'interno dell'unità commerciale c'è la gestione delle scorte. Deve essere svolto in modo efficiente con l’obiettivo di offrire ai clienti un’ampia varietà di prodotti immediatamente disponibili.

Una buona gestione delle scorte consente inoltre di far fronte a eventuali grandi richieste. Quindi, in questo capitolo vedremo i seguenti 7 punti:

• Come monitorare e tenere traccia dell'inventario?
• Come praticare il metodo CMUP?
• Come utilizzare il metodo PEPS nella gestione dell'inventario?
• Quali sono le conseguenze dell'inventario fisico?
• Come impostare un inventario?
• Quali sono gli indicatori di gestione dell'inventario?
• Monitoraggio degli indicatori di gestione delle scorte
• Conclusione

 

Come monitorare e tenere traccia dell'inventario?

Qual è lo scopo del monitoraggio dell'inventario?

Il vantaggio principale del monitoraggio delle azioni è quello di evitare carenze di scorte. Grazie al monitoraggio regolare, l'unità commerciale evita carenze di prodotto e può far fronte a una domanda ampia e improvvisa.

Tra i prodotti offerti dalla business unit, alcuni sono più richiesti di altri e si vendono molto bene. Il manager concentrerà quindi la sua attenzione su questi prodotti poiché sono quelli che maggiormente contribuiscono alla creazione del fatturato.

È difficile per le unità aziendali tenere traccia di tutti i loro prodotti.

 

Monitorare l'inventario con il metodo 20/80

Principio del metodo 20/80 nella gestione delle scorte

Il metodo 20/80 o legge di Pareto (o legge 20/80), consiste nel classificare i prodotti in due sottocategorie. L'applicazione di questo metodo si basa sul presupposto che i clienti acquistino sempre gli stessi prodotti.

Questo metodo è stato proposto nel 1900 da Vilfredo Pareto, un economista italiano.

Ecco cosa dice il metodo 20/80:

• Il 20% degli articoli rappresenta l'80% del fatturato
• Il 80% degli articoli rappresenta l'20% del fatturato

L'azienda avrà quindi una gestione più rigorosa e presterà maggiore attenzione alle voci che rappresentano il 20% del totale.

Esiste un secondo metodo che consente di monitorare le azioni.

Applicazione del metodo 20/80 nella gestione delle scorte

Per illustrarti questo metodo prenderò un esempio dal foglio di calcolo Excel in modo che ti sia tutto più chiaro.

 

Passaggio n. 1: raccogliere i prodotti o le referenze pertinenti

 

 

 

Passo n. 2: Inserisci le quantità e i prezzi di vendita unitari dei prodotti

 

Passo n. 3: classifica i prodotti in ordine decrescente di fatturato (dal più grande al più piccolo)

 

Passaggio 4: aggiungere una colonna percentuale di quantità

 

Passaggio n. 5: inserire una colonna di quantità percentuale cumulativa

 

Passaggio n. 6: aggiungere una colonna percentuale in base al valore (CA)

 

Passaggio n. 7: inserire una colonna del valore percentuale cumulativo

 

Passo N°8: L'ultimo passo consiste nel guardare le colonne delle percentuali cumulative per vedere le due sottocategorie di prodotti.

Devi leggere sulla stessa linea una percentuale vicino al 20% nella colonna della quantità cumulativa et una percentuale vicino al 80% nella colonna del fatturato cumulativo.

Per interpretare la nostra tabella ed i risultati rilevati, possiamo affermare che i primi tre prodotti rappresentano il 20% delle quantità totali a stock e l'80% del fatturato dell'unità commerciale.

Gli ultimi quattro prodotti, invece, rappresentano l'80% del totale delle quantità di merce in stock e il 20% del fatturato dell'azienda.

I prodotti della prima categoria saranno monitorati in modo rigoroso e molto frequente. I prodotti della seconda categoria saranno soggetti ad un monitoraggio meno preciso.

Monitorare l'inventario con il metodo ABC

Anche il metodo ABC consiglia una categorizzazione dei prodotti ma con una distribuzione diversa e in 3 sottocategorie.

Ecco cosa dice il metodo ABC:

• Categoria A: dal 10 al 20% degli articoli rappresenta circa il 70-80% del fatturato
• Categoria B: il 30% degli articoli rappresenta circa il 15-25% del fatturato
• Categoria C: il 50% degli articoli rappresenta circa il 5% del fatturato

I 7 passaggi che abbiamo appena visto nel metodo 20/80 sono identici per l’applicazione del metodo ABC. L'ultimo passaggio è diverso in quanto è necessario distinguere 3 sottocategorie rispettando le percentuali indicate nella domanda del rendiconto.

Come valutare le azioni?

Per valorizzare le scorte sono possibili diversi metodi. Ma non è così semplice perché lo stock comprende diversi articoli acquistati in date diverse e ovviamente anche a prezzi diversi.

Il manager indica tutti gli elementi come le entrate, le uscite, la data per citarne solo alcuni su un documento ben specifico. Infatti l'unità commerciale utilizza un documento chiamato cartoncino.

Cos'è un foglio di magazzino?

L'unità commerciale è libera di progettare il proprio magazzino perché la sua presentazione è libera.

Un foglio stock raggruppa i seguenti elementi:

• la data dell'operazione
• il tipo di movimento (entrata o uscita)
• le quantità inserite
• le quantità rilasciate
• il prezzo unitario di ingresso
• il prezzo unitario dell’output
• l'importo dell'iscrizione
• l'importo dell'uscita
• la restante quantità in volume
• l'importo della quantità rimanente
• il prezzo unitario del prodotto rimasto in magazzino

Il foglio delle scorte consentirà di valorizzare i deflussi delle scorte. Infatti, i prezzi di entrata del titolo corrispondono ai costi di acquisto dei prodotti.

Ecco una presentazione di un foglio di stock che puoi copiare nei tuoi compiti.

Con:

• Qtà corrispondente alla Quantità
• PU corrispondente al prezzo unitario

Il metodo del costo unitario medio ponderato (CMUP).

Il metodo del costo unitario medio ponderato o del costo unitario medio ponderato (entrambi chiamati) è un metodo di valutazione delle scorte.

Si può parlare anche del metodo del costo medio ponderato. Quindi non turbarti se senti uno di questi nomi e ne vedi un altro in un libro.

Questo metodo è consigliato per valorizzare le scorte di prodotti non deperibili. Consiste nel calcolare un prezzo unitario medio per valutare i deflussi di titoli. Questo è ponderato dalle quantità.

È possibile calcolare il CMUP alla fine del periodo o dopo ogni immissione. Non esiste un metodo migliore, dovrai solo seguire le indicazioni riportate nell'estratto conto.

Per illustrare questo metodo CMUP, prenderò un esempio di utilizzo dopo ogni immissione per renderlo più chiaro per te.

Innanzitutto, devi indicare lo stock iniziale come di seguito:

Noterai che è posizionato nella colonna Stock e nella colonna Input.

Poi ci può essere un acquisto o un’entrata (è lo stesso). Questo movimento deve essere inserito nella colonna Inserimento:

Ci tengo a precisare che per il momento non sono stati fatti calcoli in quanto abbiamo semplicemente copiato gli elementi del prospetto!

Occorre poi annotare lo stock finale della giornata, cioè dopo il movimento di acquisto. Nel mio esempio ci sono 265 articoli al prezzo unitario di 54,50 € per un importo totale di 14 €.

Naturalmente vi spiegherò i risultati.

Innanzitutto notiamo che siamo nella colonna Stock. Ecco i calcoli:

• 265 = 55 articoli (stock precedente) + 210 articoli (acquisto)
• 14 = € 445 (valore delle azioni precedenti) + € 2 (importo di acquisto)
• € 54,50 (questo è il costo unitario medio ponderato) = 14 / 445

Il costo unitario medio ponderato è quindi pari alla seguente formula:

CMUP = Stock in valore / Quantità in stock

Potresti anche riscontrare il caso di un'uscita come nello screenshot qui sotto:

Ecco le spiegazioni del rilascio del prodotto. Noterai che questa volta è la colonna Output ad essere utilizzata.

• 90 è la quantità da produrre perché è l'affermazione che ce lo impone.
• €54,50 corrisponde al CMUP calcolato appena sopra nella colonna Azioni.
• 4 è il prodotto di 905 x 90 (Qtà x PU)

Resta ancora una situazione: quella del titolo finale dopo un'uscita. Questo è ciò che vedremo ora:

spiegazioni:

175 = 265 (rimanenza finale in quantità del giorno precedente) – 90 (quantità in uscita)

9 = 540 (scorta finale in valore del giorno precedente) – 14 (importo in uscita)

54,51 (prossimo CMUP da utilizzare durante la prossima uscita) = 9 / 540

Questo è tutto, ora sai come compilare un foglio delle scorte utilizzando il metodo del costo unitario medio ponderato dopo ogni voce.

 

Il metodo first-in-first-out (PEPS)

Il metodo PEPS è consigliato per i prodotti deperibili. Quindi i primi prodotti entrati in magazzino saranno i primi ad uscire.

Di conseguenza, il gestore rilascerà prima gli articoli provenienti dai lotti più vecchi e al prezzo unitario del momento.

Ecco un video completo di un esercizio corretto sulla gestione dell'inventario per illustrare questo metodo first in first out.

Quali sono le conseguenze dell'inventario fisico?

Cos'è l'inventario fisico?

La società è tenuta ad effettuare l'inventario almeno una volta all'anno per la redazione del bilancio (stato patrimoniale, conto economico). Si tratta quindi di contare i prodotti: questo è l'inventario fisico.

A volte capita di notare differenze tra lo stock effettivo (visibile) e lo stock teorico (stock calcolato utilizzando un foglio di calcolo o un altro programma di gestione dell'inventario). Questo si chiama “marcatura”.

Quali sono le tipologie di inventari fisici?

Quando l'unità aziendale non dispone di un sistema di gestione dell'inventario in tempo reale, è costretta a effettuare un inventario fisico completo.

L'inventario fisico a rotazione, dal canto suo, consiste nel confrontare gli articoli elencati sulle carte di magazzino con le quantità effettive. Tale inventario viene effettuato nel corso dell'anno su alcuni prodotti. Questo metodo aiuta ad evitare la chiusura dell'unità commerciale.

D'altra parte, il costo di questo tipo di inventario è piuttosto elevato se paragonato alla quantità di referenze interessate.

Il ribasso

Il ribasso è la differenza tra lo stock teorico e lo stock effettivo (differenza di inventario).

Lo stock teorico corrisponde alla seguente formula: stock iniziale + input – output

Distinguiamo tra ritiro noto e ritiro sconosciuto.

Ne parliamo Marchio conosciuto nei seguenti casi: rotture, deterioramenti, prodotti danneggiati, prodotti esposti, degustazioni, saldi, promozioni, utilizzo da parte dell'azienda.

La Marca sconosciuta viene menzionato nei seguenti casi: furto, consumo sul posto, errori amministrativi.

La Overbrand si osserva quando il la quantità effettiva è maggiore della quantità teorica : errore di inserimento o di consegna a favore dell'unità commerciale.

Come impostare un inventario?

L'unità commerciale deve predisporre una procedura di inventario che dovrà essere comunicata ai diversi dipartimenti affinché sia ​​applicata da tutti.

Con la rinascita degli strumenti digitali, la business unit non deve trascurare l’uso di strumenti come un terminale di inventario portatile o l’inserimento di chip elettronici che verranno letti dagli scanner.

 

Quali sono gli indicatori di gestione dell'inventario?

Qual è l’impatto di scorte elevate sulla redditività?

Avere un ampio inventario per un'unità commerciale presenta vantaggi ma anche svantaggi.

Ecco alcuni vantaggi di possedere un inventario elevato:

• La business unit non effettua un numero significativo di ordini. Quindi non gestisce la logistica che a volte è molto pesante e quindi molto costosa.
• Effettuare ordini con un numero elevato di articoli consente di ottenere prezzi molto interessanti dai fornitori della business unit.
• Acquistando grandi quantità di prodotti, l'unità commerciale evita la carenza di scorte e un impatto negativo sul fatturato e sui risultati aziendali.

Ma un inventario elevato presenta anche alcuni svantaggi:

• L'unità commerciale spende ingenti somme per gestire il grande stock: affitto di spazi di stoccaggio, manodopera da pagare, attrezzature di stoccaggio, premi assicurativi.
• L'andamento delle scelte dei clienti può cambiare e lo stock acquisito dall'azienda può trasformarsi in una notevole quantità di articoli invenduti.
• L'azienda potrebbe anche esaurire lo spazio di archiviazione a causa di un improvviso cambiamento nei gusti o nelle esigenze dei clienti.
• Una grande azione all'interno di una società è una somma di capitale fisso.

Indicatori di gestione delle scorte

È necessario conoscere questi tre indicatori principali: inventario medio, rapporto di rotazione dell'inventario e durata media di stoccaggio.

Lo stock medio

L'inventario medio è la quantità media immagazzinata dall'unità aziendale in modo continuo durante un periodo definito.

Una formula gestionale permette di calcolare la giacenza media:

stock medio = (stock iniziale + stock finale) / 2

Ecco un esempio per illustrare la formula delle azioni medie.

L'azienda Miladra vi comunica i seguenti elementi:

• lo stock al 01/01/N ammonta a 3 pezzi
• lo stock al 31/12/N è di 1 articoli

Applicando la formula otteniamo il seguente calcolo: (3 + 200) / 1 = 200 articoli

L'interpretazione del risultato è la seguente: la business unit immagazzina stabilmente in media 2 articoli in un periodo di 200 mesi.

Il rapporto di rotazione delle scorte

L’indice di rotazione delle scorte misura la velocità media di rotazione delle scorte.

Una formula di gestione permette di calcolare questo rapporto:

Rapporto di rotazione delle scorte = costo di acquisto delle merci vendute / inventario medio (in valore)

o Rapporto di rotazione delle scorte = quantità venduta durante il periodo/inventario medio (in quantità) durante il periodo

Ecco un esempio per illustrare la formula del rapporto di rotazione delle scorte in base al valore.

La società Miladra (sì, è la stessa unità commerciale) precisa che il suo costo di acquisto della merce venduta ammonta a 39 euro. Il valore medio delle azioni è di € 600.

Applicando la formula otteniamo il seguente calcolo: 39 / 600 = 6

L'interpretazione del risultato è la seguente: La società Miladra rinnova le sue azioni 6 volte durante l'anno N.

Ora ecco un esempio per illustrare la formula del rapporto di rotazione delle scorte in quantità.

Nel corso dell'anno la business unit Miladra ha venduto 13 articoli.

Applicando la formula otteniamo il seguente calcolo: 13 / 200 = 2

L'interpretazione del risultato è la seguente: La società Miladra rinnova le sue azioni 6 volte durante l'anno N.

Durata media della conservazione

La durata di conservazione media misura per quanto tempo le merci rimangono in magazzino prima di essere vendute.

La formula per la durata media di archiviazione è la seguente:

Durata media dello stoccaggio = durata del periodo/rapporto rotazione inventario

o Durata media di stoccaggio = (scorte medie / quantità venduta) x durata del periodo

Farò un esempio per illustrare queste due formule.

L'azienda Miladra ha venduto 13 articoli durante l'anno N.

Applicando la prima formula otteniamo il seguente calcolo: 360/6 = 60

Applicando la seconda formula otteniamo il seguente calcolo: 2 / 200 x 13 = 200

L'interpretazione del risultato è la seguente: l'azienda Miladra immagazzina la merce per due mesi prima di venderla.

Monitoraggio degli indicatori di gestione delle scorte

La business unit deve assolutamente monitorare gli indicatori di gestione delle scorte per vedere l'impatto sulla redditività.

Impatto dello stock medio sulla redditività :

Lo stoccaggio è un costo per l'azienda. Minore è lo stock medio, minori saranno le spese che genereranno un profitto maggiore. Ci sono anche meno soldi impegnati.

Impatto sul rapporto di rotazione delle scorte :

Un elevato rapporto di turnover aiuta a far fronte ai cambiamenti improvvisi dei clienti e ad adattarsi alle nuove tendenze.

Impatto sulla durata media di archiviazione :

Una durata media di archiviazione bassa consente alla business unit di reinvestire i propri fondi più rapidamente.

 

Conclusione

Per andare oltre, è necessario tenere presente che gli indicatori di gestione possono essere utilizzati anche per comprendere il comportamento dei clienti. Un elevato tasso di rotazione delle scorte dimostra quindi un certo interesse da parte dei clienti per l'articolo in questione.

Ecco fatto, ora hai padroneggiato il capitolo sulla gestione dell'inventario. Non hai più scuse per ottenere un voto eccellente al test di Gestione Operativa!