Benvenuti in questo capitolo sui documenti aziendali!
Per tutta la vita dell'unità aziendale, i documenti aziendali vengono utilizzati per giustificare e proteggere le operazioni aziendali. Inoltre, questi documenti sono importanti per stabilire un buon rapporto commerciale.
Ecco cosa scoprirai nel corso di questo articolo:
- Documenti commerciali: Infografiche
- Quali sono le informazioni obbligatorie riguardanti i documenti commerciali?
- Quali sono i principali documenti commerciali?
- Conclusione
Documenti commerciali: Infografiche
Per iniziare questo articolo, ecco questo magnifico diagramma che mostra tutti i principali documenti commerciali utilizzati all'interno dell'unità commerciale.
Quali sono le informazioni obbligatorie riguardanti i documenti commerciali?
Ma sì, cosa dice la legge sui documenti commerciali? Sono infatti moltissimi gli articoli del codice commerciale tra cui i due seguenti che prenderò dal sito ufficiale Legifrance.
Per quanto riguarda tutti i documenti commerciali, l'articolo R123-237 stati:
Qualsiasi persona registrata indica sulle proprie fatture, note d'ordine, prezzi e documenti pubblicitari nonché su tutta la corrispondenza e tutte le ricevute riguardanti la propria attività e firmate da essa o per suo conto:
1° Il numero identificativo univoco della società rilasciato ai sensi dell'articolo D. 123-235;
2° La menzione RCS seguita dal nome della città dove ha sede l'anagrafe dove è iscritto;
3° L'ubicazione della sede sociale;
4° Se del caso, che sia in stato di liquidazione;
5° Se si tratta di società commerciale con sede legale all'estero, oltre alle informazioni di cui ai punti 3° e 4°, la sua denominazione, la sua forma giuridica e il numero di registrazione nello Stato in cui ha la sede legale, se esiste uno;
6° Se applicabile, lo status di locatario-amministratore o amministratore-agente;
7° Se è il beneficiario di un contratto di sostegno a un progetto imprenditoriale per la creazione o la ripresa di un'attività economica ai sensi del capitolo VII del titolo II del libro I del codice di commercio, la ragione sociale della persona giuridica responsabile del sostegno , l'ubicazione della sua sede legale, nonché il suo numero identificativo univoco;
8° Se ha costituito un bene destinato ai sensi dell'articolo L. 526-6, l'oggetto dell'attività professionale alla quale il bene è destinato e la denominazione utilizzata per l'esercizio dell'attività professionale che incorpora il suo nome o il nome d'uso immediatamente preceduto o seguito dalle parole: «imprenditore individuale a responsabilità limitata» o dalle iniziali: «EIRL».
Ogni persona iscritta indica inoltre sul proprio sito la dicitura RCS seguita dal nome della città in cui si trova l'anagrafe in cui è iscritta, nonché le informazioni di cui ai punti 1°, 3°, 5° e 8°.
La fonte di questo articolo è qui.
Su questo stesso sito si trova anche un altro articolo molto interessante e riguarda più specificatamente le fatture.
Si tratta dell'articolo L441-3 che ripeto di seguito:
I.-Un accordo scritto concluso tra il fornitore, ad eccezione dei fornitori di prodotti di cui all'articolo L. 443-2, e il distributore o prestatore di servizi menziona gli obblighi reciproci assunti dalle parti del contratto. trattativa commerciale, ai sensi degli articoli da L. 442-1 a L. 442-3. Questo accordo è stabilito o in un unico documento, o in un insieme formato da un contratto quadro e da contratti applicativi.
II.-Fatti salvi gli articoli da L. 442-1 a L. 442-3, qualsiasi modifica dell'accordo menzionato al punto I è oggetto di uno scritto in cui si menziona il nuovo elemento che la giustifica.
III.-L'accordo di cui al punto I prevede, al fine di contribuire alla determinazione del prezzo pattuito, i seguenti obblighi:
1° Le condizioni dell'operazione di vendita dei prodotti o servizi, comprese le riduzioni di prezzo, ed eventualmente le tipologie di situazioni in cui e le modalità secondo le quali possono essere applicate condizioni derogatorie dell'operazione di vendita;
2° Servizi di cooperazione commerciale, atti a promuovere la commercializzazione dei prodotti o dei servizi del fornitore, che il distributore o prestatore di servizi fornisce, non rientranti negli obblighi di compravendita, specificando l'oggetto, la data prevista, le modalità di esecuzione, il compenso per tali servizi nonché i prodotti o servizi ai quali si riferiscono e la remunerazione complessiva relativa a tutti questi obblighi;
3° Altri obblighi diretti a promuovere il rapporto commerciale tra il fornitore e il distributore o prestatore di servizi, specificando per ciascuno lo scopo, la data prevista e i termini di esecuzione, nonché il compenso o la riduzione del prezzo complessivo relativi a tutti questi obblighi .
IV.-L'accordo di cui al punto I è concluso per un periodo di un anno, due anni o tre anni, entro il 1° marzo dell'anno in cui entra in vigore o entro due mesi dall'inizio del periodo di commercializzazione per prodotti o servizi soggetti ad un particolare ciclo di commercializzazione. Quando viene concluso per un periodo di due o tre anni, fissa i termini secondo i quali viene rivisto il prezzo convenuto. Tali modalità possono prevedere la presa in considerazione di uno o più indicatori disponibili che riflettono l'evoluzione dei prezzi dei fattori produttivi.
V.-Il fornitore comunica le proprie condizioni generali di vendita al distributore entro un termine ragionevole prima del 1 marzo o, per prodotti o servizi soggetti ad un particolare ciclo di commercializzazione, prima dell'inizio del periodo di commercializzazione.
NOTA: ai sensi dell'articolo 5 dell'ordinanza n. 2019-359 del 24 aprile 2019:
I. – Le disposizioni del II dell'articolo L. 441-3 del Codice del Commercio, nel testo risultante dalla presente ordinanza, si applicano a qualsiasi contratto stipulato alla data di entrata in vigore della presente ordinanza, a partire da tale data.
II. – Fatte salve le disposizioni dell’articolo 5 I, per gli accordi in vigore alla data di entrata in vigore della presente ordinanza e la cui durata è superiore a un anno, l’articolo L. 441-3 nella sua formulazione risultante dalla presente ordinanza si applica a partire da marzo 1, 2020.
III. – Le disposizioni dell’articolo L. 441-3 relative alle fatture restano applicabili, nella loro formulazione anteriore all’entrata in vigore della presente ordinanza, alle fatture emesse prima del 1° ottobre 2019.
La fonte di questo articolo può essere trovata su indirizzo.
Nella sezione successiva vedremo nel dettaglio ciascun documento commerciale interessato dall'unità commerciale.
Quali sono i principali documenti commerciali?
I principali documenti commerciali sono:
- le condizioni generali di vendita (CGV)
- il preventivo
- ordinazione d'acquisto
- la bolla di consegna
- il conto
Condizioni generali di vendita (CGV)
Le Condizioni Generali devono essere stabilite prima di qualsiasi rapporto commerciale. Sono di grande importanza poiché determinano i diritti e gli obblighi di ciascuna parte del contratto.
La redazione delle condizioni generali di vendita non è obbligatoria tra i professionisti, ma ovviamente è fortemente consigliata.
Quali sono i Termini e Condizioni Generali?
Le condizioni generali di vendita sono un documento stabilito dal fornitore con lo scopo di fissare regole contrattuali e instaurare buoni rapporti commerciali con il cliente.
Consultare le condizioni generali di vendita prima di effettuare qualsiasi transazione commerciale consente al cliente di essere informato sulle condizioni della transazione in questione. Si applicano a tutti i clienti della business unit.
Le condizioni generali di vendita di un'azienda specializzata nella rivendita di mobili saranno diverse da quelle di un'azienda che svolge un'attività di fornitura di servizi.
A cosa servono le Condizioni Generali?
A seconda della natura del rapporto commerciale si applicano norme giuridiche diverse a seconda che l'unità commerciale svolga la propria attività con un professionista o con un privato.
Il cliente è un consumatore
ilarticolo L111-1 del Codice del Consumo precisa che il venditore deve informare il cliente dei suoi obblighi quali il pagamento del prezzo, il rispetto dei termini di pagamento nonché le modalità di pagamento.
Questo articolo specifica inoltre quanto segue:
- condizioni di restituzione
- condizioni di rimborso
- il periodo di recesso
- il tempo di consegna
Tutte queste informazioni devono essere in possesso del cliente prima della firma di un eventuale contratto di vendita o di servizio.
Il cliente è un professionista
Articolo L441-1 del codice commerciale specifica l'insieme delle norme delle condizioni generali di vendita tra professionisti. L'articolo, quindi, specifica le modalità di fissazione del prezzo dei servizi o dei beni in vendita al fine di evitare problemi durante la transazione commerciale.
Termini e Condizioni Generali: Obbligatori o no?
Le condizioni generali di vendita non sono obbligatorie tra i professionisti (salvo in caso di richiesta), tuttavia costituiscono un obbligo legale per il venditore nei confronti di un cliente consumatore.
Le Condizioni Generali devono contenere le seguenti clausole:
- le condizioni di vendita
- prezzo
- il servizio
- riduzioni di prezzo
- condizioni di consegna
- le caratteristiche del servizio o del bene
- condizioni di pagamento
- il diritto di recesso (14 giorni)
- garanzie per eventuali vizi occulti
- il diritto di opporsi ai dati personali
Il preventivo
Cos'è una citazione?
Il preventivo è un documento commerciale redatto dal venditore prima di concludere il contratto di vendita con il cliente. Nella vita di tutti i giorni, per la fornitura di un servizio si usa spesso un preventivo. Si tratta infatti di una “proposta contrattuale” poiché il venditore si impegna ad eseguire la prestazione indicata al prezzo indicato.
Se il cliente sottoscrive il preventivo si impegna a pagare il prezzo indicato sul documento rispettando anche le condizioni previste nel preventivo.
Il preventivo è obbligatorio?
Il venditore non è obbligato a scrivere un preventivo se il suo cliente è un professionista.
In un rapporto commerciale B to C, il professionista può essere obbligato a stabilire un preventivo.
Ci sono servizi per i quali il venditore è tenuto a fare un preventivo: prodotti ottici, lavori superiori a 150 €, cure mediche (commissioni superiori a 70 €), servizi personali superiori a 100 €, traslochi.
La legge non richiede la stesura di un preventivo, ma è fortemente consigliata.
A cosa serve un preventivo?
- Il preventivo, una volta firmato, diventa una sorta di contratto tra il venditore ed il suo cliente. Il professionista deve fornire il servizio e il cliente deve pagare il prezzo indicato sul documento.
- Indirettamente il venditore, proponendo un preventivo, dimostra credibilità nei confronti del proprio cliente.
- Infine, il venditore adempie ai suoi obblighi legali precontrattuali.
Ordinazione d'acquisto
Cos'è un ordine di acquisto?
L'ordine d'acquisto è un documento commerciale redatto dal venditore e firmato dal cliente. Dal momento della firma non è più necessario dimostrare l'accordo tra le due parti. L'ordine di acquisto viene utilizzato più spesso quando si vendono merci.
La firma del cliente fa scattare l'obbligo di consegnare la merce ma anche di riceverla (e pagare).
L'ordine di acquisto è obbligatorio?
L'ordine d'acquisto non è obbligatorio, ma viene spesso utilizzato perché può servire come prova in caso di controversia.
La bolla di consegna
Cos'è una bolla di consegna?
La bolla di consegna è un documento commerciale redatto dal fornitore di beni o servizi. Il cliente riceve il documento quando il servizio è completato o quando riceve la merce.
La bolla di consegna costituisce la prova che la consegna è effettivamente avvenuta alle condizioni inizialmente previste tra le due parti.
La bolla di consegna è obbligatoria?
La bolla di consegna non è obbligatoria, ma viene spesso utilizzata perché può fungere da prova in caso di controversia. Una volta stabilito, sul documento devono comparire le informazioni obbligatorie:
- data di consegna
- numero d'ordine
- informazioni legali della società (sede, numero RCS, capitale sociale, forma societaria, ecc.)
- dettagli di contatto del cliente
- natura dei beni
Il conto
Cos'è una fattura?
La fattura è un documento commerciale redatto in duplice copia dal venditore che riporta dettagliatamente tutti gli elementi della transazione tra il venditore ed il suo cliente.
La fattura è obbligatoria?
La redazione della fattura è obbligatoria tra professionisti ma resta facoltativa quando il cliente è un privato.
Conclusione
Per evitare controversie o addirittura debiti non pagati, il venditore deve redigere documenti commerciali conformi. Sono inoltre previste sanzioni penali, fiscali e civili in caso di documenti commerciali non conformi.
Se vuoi applicare tutto quello che hai appena imparato ti invito caldamente a leggere il mio articolo sugli esercizi di gestione corretta 21 Esercizi Fattura scaduto e credito.
Ecco fatto, ora hai padroneggiato il capitolo sui documenti commerciali. Non hai più scuse per ottenere un voto eccellente al test di Gestione Operativa!
Molto interessante
È davvero necessario che un buon commercialista comprenda bene tutti questi documenti.
Ciao Kalifa In Thienou,
Grazie per questo commento.