Monitorear regulaciones, flujo de caja y financiamiento del ciclo operativo.

¡Bienvenidos a este capítulo sobre regulaciones de monitoreo!

En este curso de Gestión Operativa veremos todos los pasos necesarios para seguir la normativa, flujo de caja y financiación del ciclo operativo.

Concretamente, estos son los puntos que cubriré en este curso:

 

Dinero en efectivo

Como parte de BTS MCO, en Gestión Operativa, El flujo de caja se refiere a la suma de dinero de la unidad de negocio disponible inmediatamente para satisfacer sus necesidades diarias relacionadas con sus operaciones.

Cuando hablamos de flujo de caja, distinguimos los dos apartados siguientes: caja y banca.

 

La caja

La caja registradora ya no es una simple caja de metal en la que se guardan monedas o billetes. Se ha convertido en un verdadero ordenador conectado.

 

La caja física

Tan pronto como vas a una tienda, está ahí. La caja registradora física es un ordenador que registra todas las transacciones del día. Tiene en cuenta los ingresos pero también los desembolsos. Se aceptan todo tipo de pagos: pago en efectivo, cheques, pago con tarjeta de crédito.

Esta caja registradora física muchas veces toma el nombre de terminal punto de venta (TPV) cuando la unidad comercial ha decidido conectarla a la red informática.

 

el libro de caja

Entre los documentos contables que se encuentran dentro de la empresa, se encuentra el libro de caja. Registra todas las liquidaciones de efectivo de la unidad de negocio.

 

¿Para qué se utiliza el seguimiento de efectivo?

El seguimiento del efectivo es muy importante y sirve para:

  1. editar un resumen diario de la facturación, incluidos los impuestos. Este es el “efectivo z” o “boleto z”. Las ventas totales, todos los impuestos incluidos, se calculan y distribuyen por tipos de pago y tipo de IVA.
  2. Verifique el saldo de caja con el saldo anotado en el efectivo físico.
  3. establecer reglas para el envío de cheques y depósitos en efectivo en bancos.

 

El Banco

Del mismo modo, el seguimiento bancario es muy importante en la unidad de negocio. Le permite realizar diversas comprobaciones sobre las siguientes operaciones:

  1. Operaciones de cobro realizadas mediante transferencias, tarjetas bancarias o letras comerciales.
  2. operaciones de desembolso como domiciliaciones bancarias, pagos con cheque, pagos con tarjeta bancaria.
  3. La diferencia entre ingresos y desembolsos, es decir, la determinación del saldo de la cuenta bancaria.

 

 

Financiación del ciclo operativo

Si deseas un repaso sobre el significado del ciclo operativo, te invito a leer mi artículo titulado Ciclo operativo: 7 preguntas para entenderlo todo.

La financiación del ciclo operativo puede lograrse de diferentes maneras por parte de la unidad de negocio.

Para ello, la empresa puede actuar sobre los diferentes componentes del ciclo operativo como los clientes o el banco.

 

Negociar con los clientes

Lo ideal sería que los clientes pagaran sus facturas lo antes posible, incluso el mismo día de la transacción comercial, es decir, en efectivo.

Pero en realidad, las empresas suelen pagar tarde. Por tanto, la unidad comercial debe revisar los plazos de pago de sus clientes negociando con ellos plazos más cortos.

Para persuadir a sus clientes, la empresa puede ofrecerles reducciones económicas en la factura incluyendo un descuento en efectivo. Esta reducción consiste en incentivar a los clientes a pagar anticipadamente a cambio de un porcentaje de reducción en la factura de compra.

 

A continuación se muestra un ejemplo de descuento por pronto pago.

El día 24/08/N la empresa Miladra factura a un cliente un importe de 15€ sin IVA a pagar el día 000/15/N. Acepta realizar el pago inmediatamente con la condición de que Miladra le conceda una reducción del 09%.

La unidad comercial acepta pero soporta un coste financiero de la siguiente cantidad: 15 x 000 o 0,03 €.

Este es el monto del descuento por pago otorgado al cliente.

 

Negociar con el banco

La empresa también puede recurrir a su banco si desea financiar su ciclo operativo.

 

la linea de credito

La línea de crédito o sobregiro autorizado es un anticipo de corto plazo otorgado por el banco.

Por tanto, la empresa puede gastar más dinero del que realmente tiene.

La ventaja de este tipo de financiación radica en que a la empresa sólo se le factura por su uso.

 

Tomaré un ejemplo para ilustrar el sobregiro autorizado.

La empresa Miladra dispone de una línea de crédito de 50€. No tiene efectivo desde el 000/01/N al 08/15/N y su cuenta bancaria muestra un saldo deudor de 09€.

Las condiciones bancarias son las siguientes:

  • tasa de interés anual: 7%
  • comisión fija: 40€

Calcularé el monto de los agios, es decir todos los montos retirados por el banco.

Intereses: 35 x 000 x (0,07 días (del 45/01 al 08/15) / 09 días) = ​​360 €

Años: 306,25 + 40 = 346,25 €

Interpretación: El descubierto le cuesta a la sociedad Miladra 346,25 €.

 

Descontar un papel comercial

Un instrumento negociable es un documento comercial firmado entre profesionales que permite pagar una factura. En el documento se indican varios elementos:

  • datos de contacto del cliente
  • datos de contacto del proveedor
  • la fecha de vencimiento
  • el importe de la(s) factura(s)

Descontar una letra de cambio o una letra de cambio significa anticipar la fecha de vencimiento.

 

Te pondré un ejemplo para que lo puedas entender mejor.

La empresa Miladra realizó una venta el 01/07/N. Se acordó con el cliente pagar mediante letra de cambio. El importe de la factura es de 45 € y la fecha de vencimiento es el 000/31/N.

Las condiciones bancarias son las siguientes:

  • tasa de descuento: 7% anual
  • comisión fija: 29€

Miladra va a su banco el 15/07/N.

Número de días de anticipación: 45 días del 15/07 al 31/08

Descuento (=interés): 45 x 000 x (0,07 días / 45 días) o 360 €.

Años: 393,75 + 29 = 422,75 €

 

Interpretación:

Miladra no recibirá la suma inicial de 45€ que le debe su cliente.

Si decide descontar la letra de cambio, su banco le pagará la diferencia entre el importe facturado a su cliente y el importe de las comisiones cobradas por el banco.

En nuestro ejemplo, Miladra obtendrá la suma de: 45 – 000, es decir, una cantidad de 422,75 €

 

 

Tiempos de pago

 

Seguimiento de la normativa

La empresa tiene la capacidad de monitorear los pagos de sus clientes utilizando diferentes herramientas.

La escala envejecida

Un saldo vencido es un documento contable ampliamente utilizado por las empresas para monitorear el flujo de caja futuro. Resume todas las cuentas por cobrar a cobrar o deudas a pagar.

Especifica los siguientes elementos:

  • el número de cuenta del cliente o proveedor
  • el nombre del cliente o proveedor
  • el saldo de la cuenta
  • el monto de la cuenta por cobrar o deuda no vencida según la fecha de vencimiento
  • el importe de la cuenta por cobrar o de la deuda adeudada según la fecha de vencimiento

A continuación se muestra un ejemplo de un saldo de cliente vencido:

monbtsmco - báscula para clientes mayores

 

A continuación se muestra un ejemplo de una escala de proveedor antigua:

monbtsmco - proveedores de balanzas envejecidas

 

¿Cómo leer e interpretar el saldo de un cliente vencido?

 

El monto total de las cuentas por cobrar:

seguir las regulaciones - saldo vencido cuentas por cobrar totales de los clientes

 

 

Total de deudas vencidas:

seguir pagos - saldo de cuentas por cobrar vencidas

 

 

Cuentas por cobrar incumplidas:

monbtsmco - cuentas por cobrar no vencidas

 

 

Montos adeudados por 30 días:

monbtsmco - monto adeudado durante 30 días

 

 

Monto a cobrar en 30 días:

monbtsmco - Monto a cobrar en 30 días

 

 

El calendario de facturas

Un cronograma de facturas le permite resumir para cada factura su monto, el monto ya pagado, el saldo a pagar y la fecha de vencimiento.

La unidad de negocio podrá detectar facturas vencidas.

A continuación se muestra un ejemplo de una programación de facturas:

monbtsmco - fecha de vencimiento de la factura - seguir las regulaciones

 

La factura 1587 tiene un retraso de aproximadamente 15 días. La empresa deberá realizar el seguimiento vía telefónica o correo electrónico.

La factura 2587 está totalmente pagada. No es necesario realizar ninguna acción sobre esta factura.

Por otro lado, aún queda por pagar la totalidad de la factura 1258 el 07/09/N aunque la fecha de vencimiento es el 11/08/N. Es necesario enviar un recordatorio por carta certificada con acuse de recibo.

 

 

¿Cómo calcular el tiempo de pago efectivo real?

El período efectivo de pago real es el número real de días que separan la fecha siguiente al día de la venta y la fecha de vencimiento.

 

Cálculo en días naturales:

Ejemplo: Factura emitida el 8/07/N, plazo de 35 días.

Plazo será el 08/07 + 35 días, es decir el 23 / 08Periodo de vigencia: 35 días.

 

Fin del mes de vencimiento:

Ejemplo: Factura emitida el 8/07/N, plazo de 35 días a fin de mes.

Plazo será: 08/07 + 35 días trasladados al final del mes, por lo tanto el 31/08/N.

El plazo efectivo es, por tanto, de 43 días. (35 + 8 días para llegar a finales de agosto).

 

Fin del mes de facturación:

Ejemplo: Factura emitida el 8/07/N, plazo de 35 días a fin de mes.

Plazo será: 31/07 (08/07 trasladado al final del mes) + 35 días, es decir el 05/09/N

Por tanto, el plazo de vigencia es de 57 días. (del 08/07 al 05/09).

Cualquiera que sea el método de cálculo utilizado por la empresa, deberá especificarse en las condiciones generales de venta (CGV).

 

Consecuencias de los retrasos en los pagos en las operaciones

Los plazos de pago de los clientes y los plazos de pago de los proveedores tienen un impacto en el ciclo operativo pero también en las necesidades de capital de trabajo.

En el capítulo sobre el ciclo operativo, esto está muy bien explicado.

 

Consecuencia de una variación del ciclo operativo

El plazo de pago al proveedor no tiene impacto en el ciclo operativo. Por otro lado, una variación en el tiempo de pago del cliente tiene consecuencias sobre la duración total del ciclo operativo.

Un aumento en el tiempo de entrega al cliente de 15 días también aumenta el ciclo operativo en la misma cantidad de tiempo. Por supuesto, lo contrario también es cierto.

 

Consecuencia de una variación en el requerimiento de capital de trabajo (WCR)

Una variación en el tiempo de pago (clientes o proveedores) tiene un impacto en el requerimiento de capital de trabajo. La siguiente tabla le muestra las diferentes posibilidades tras un cambio en el plazo de pago.

Tipo de variaciónPlazo de pago del clientePlazo de pago a proveedores
aumentarel WCR aumenta porque aumenta la partida “cuentas por cobrar de clientes”.la WCR disminuye porque aumenta el rubro “Deudas con proveedores”.
Disminuciónel WCR disminuye porque disminuye la partida “cuentas por cobrar de clientes”.el WCR aumenta porque el rubro “Deudas con proveedores” disminuye.

 

Consecuencia de una variación en el flujo de caja

La siguiente tabla le muestra las diferentes posibilidades tras un cambio en el plazo de pago.

Tipo de variaciónPlazo de pago del clientePlazo de pago a proveedores
aumentarEl flujo de caja disminuye porque aumenta la partida “cuentas por cobrar de clientes”.El flujo de caja aumenta porque aumenta la partida “Cuentas por pagar comerciales”.
DisminuciónEl flujo de caja aumenta porque la partida “cuentas por cobrar de clientes” disminuye.El flujo de caja disminuye porque disminuye el rubro “Deudas con proveedores”.

 

Conclusión

Como habrás comprendido, para reducir la necesidad de financiación, negociaciones con clientes y/o proveedores. son necesarios. El seguimiento de los pagos, el flujo de caja y la financiación del ciclo operativo pasa necesariamente por reducir la WCR.

Eso es todo, ahora sabe cómo realizar un seguimiento de las liquidaciones, el flujo de caja y la financiación en el ciclo operativo. Ya no tienes excusa para no lograr tu objetivo: ¡Obtener una calificación excelente en el examen de Gestión Operativa!

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