Gestión de inventario: los 7 puntos clave a dominar

¡Bienvenido a este capítulo sobre gestión de inventario!

Entre las misiones del emprendedor dentro de la unidad comercial se encuentra la gestión de inventarios. Debe realizarse de manera eficiente con el objetivo de ofrecer a los clientes una amplia variedad de productos de disponibilidad inmediata.

Una buena gestión del inventario también permite hacer frente a posibles grandes demandas. Entonces, en este capítulo veremos los siguientes 7 puntos:

 

¿Cómo monitorear y rastrear el inventario?

¿Cuál es el objetivo del seguimiento del inventario?

El principal beneficio del seguimiento de las existencias es evitar la escasez de existencias. Gracias a un seguimiento periódico, la unidad comercial evita la escasez de producto y puede hacer frente a una demanda grande y repentina.

Dentro de los productos que ofrece la unidad de negocio, algunos tienen más demanda que otros y se venden muy bien. Por tanto, el directivo centrará su atención en estos productos ya que son los que más contribuyen a la generación de facturación.

A las unidades de negocio les resulta difícil realizar un seguimiento de todos sus productos.

 

Monitorear el inventario con el método 20/80

Principio del método 20/80 en la gestión de inventarios.

El método 20/80 o ley de Pareto (o ley 20/80), consiste en clasificar los productos en dos subcategorías. La aplicación de este método se basa en el supuesto de que los clientes compran siempre los mismos productos.

Este método fue propuesto en el siglo XX por Vilfredo Pareto, un economista italiano.

Esto es lo que dice el método 20/80:

  • El 20% de los artículos representan el 80% de la facturación.
  • El 80% de los artículos representan el 20% de la facturación.

La empresa tendrá así una gestión más rigurosa y prestará más atención a partidas que representan el 20% del total.

Existe un segundo método que le permite controlar las existencias.


Aplicación del método 20/80 en la gestión de inventarios

Para ilustrar este método tomaré un ejemplo de la hoja de cálculo de Excel para que te quede todo más claro.

 

Paso No. 1: Reúna los productos o referencias relevantes

 

 

Gestión de inventarios - método 20/80 - lista de referencias

 

Paso No. 2: Insertar las cantidades así como los precios de venta unitarios de los productos

Método 20/80: cantidad y precio de venta

 

Paso 3: Clasifique los productos en orden descendente de facturación (de mayor a menor)

Método 20/80: clasificación en orden descendente de facturación

 

Paso 4: agregue una columna de porcentaje de cantidad

Gestión de inventarios - método 20/80 - porcentaje en cantidad

 

Paso No. 5: Insertar una columna de cantidad de porcentaje acumulativo

Método 20/80: cantidad porcentual acumulada

 

Paso No. 6: Agregar una columna de porcentaje por valor (CA)

Método 20/80: porcentaje por valor

 

Paso No. 7: Insertar una columna de valor de porcentaje acumulativo

Método 20/80: porcentaje acumulado en valor

 

Paso N°8: El último paso consiste en mirar las columnas de porcentajes acumulados para poder ver las dos subcategorías de productos.

debes leer en la misma linea un porcentaje cerca del 20% en la columna de cantidad acumulada et un porcentaje cerca del 80% en la columna de volumen de negocios acumulado.

Método 20-80 último paso

Para interpretar nuestra tabla y los resultados encontrados, podemos afirmar que los tres primeros productos representan el 20% de las cantidades totales de stock y el 80% de la facturación de la unidad comercial.

Por el contrario, los cuatro últimos productos representan el 80% del total del stock de mercancías y el 20% de la facturación de la empresa.

Los productos de la primera categoría serán objeto de un seguimiento riguroso y muy frecuente. Los productos de la segunda categoría estarán sujetos a un seguimiento menos preciso.

Monitorear el inventario con el método ABC

El método ABC también recomienda una categorización de productos pero con una distribución diferente y en 3 subcategorías.

Esto es lo que dice el método ABC:

  • Categoría A: del 10 al 20% de los artículos representan aproximadamente del 70 al 80% de la facturación
  • Categoría B: el 30% de los artículos representan aproximadamente entre el 15 y el 25% de la facturación
  • Categoría C: el 50% de los artículos representan aproximadamente el 5% de la facturación

Los 7 pasos que acabamos de ver en el método 20/80 son idénticos para la aplicación del método ABC. El último paso es diferente ya que es necesario distinguir 3 subcategorías respetando los porcentajes indicados en la pregunta del enunciado.

¿Cómo valorar las acciones?

Para valorar las existencias, son posibles varios métodos. Pero no es tan sencillo porque el stock incluye diferentes artículos comprados en diferentes fechas y, por supuesto, también a diferentes precios.

El gestor indica todos los elementos como entradas, salidas, la fecha por nombrar sólo algunos en un documento muy específico. De hecho, la unidad comercial utiliza un documento llamado tarjeta de existencias.

¿Qué es una tarjeta de acciones?

La unidad comercial es libre de diseñar su propia ficha de stock porque su presentación es gratuita.

Una hoja de stock agrupa los siguientes elementos:

  • la fecha de la operación
  • el tipo de movimiento (entrada o salida)
  • las cantidades ingresadas
  • las cantidades liberadas
  • el precio unitario de entrada
  • el precio unitario de la producción
  • el importe de la entrada
  • el importe de la salida
  • la cantidad restante en volumen
  • el importe de la cantidad restante
  • el precio unitario del producto restante en stock

La hoja de stock permitirá valorizar las salidas de stock. De hecho, los precios de entrada del stock corresponden a los costes de compra de los productos.

Aquí tienes una presentación de una hoja de inventario que puedes copiar en tu tarea.

hoja de valores 02

Avec:

  • Cant. correspondiente a Cantidad
  • PU correspondiente al precio unitario

El método del costo unitario promedio ponderado (CMUP)

El método de costo unitario promedio ponderado o método de costo unitario promedio ponderado (ambos se llaman) es un método de valoración de inventario.

Incluso podemos hablar del método del coste medio ponderado. Así que no se preocupe si escucha uno de estos nombres y ve otro en un libro.

Este método se recomienda para valorizar existencias de productos no perecederos. Consiste en calcular un precio unitario promedio para evaluar las salidas de acciones. Esto está ponderado por las cantidades.

Puedes calcular el CMUP al final del período o después de cada entrada. No existe un mejor método, solo tendrás que seguir las instrucciones del enunciado.

Para ilustrar este método CMUP, tomaré un ejemplo de uso. después de cada entrada para que te quede más claro.

En primer lugar deberás indicar el stock inicial de la siguiente manera:

método-mybtsmco-cmup

Notarás que está ubicado en la columna Stock y en la columna Entrada.

Luego puede haber una compra o una entrada (es lo mismo). Este movimiento debe ingresarse en la columna Entrada:

monbtsmco-cmup-achat

¡Me gustaría señalar que por el momento no se ha realizado ningún cálculo ya que simplemente hemos copiado los elementos del comunicado!

A continuación deberás anotar el stock final del día, es decir después del movimiento de compra. En mi ejemplo, hay 265 artículos a un precio unitario de 54,50 € por un importe total de 14 €.

acciones monbtsmco-cmup-final

Por supuesto que te explicaré los resultados.

En primer lugar destacar que estamos en la columna Stock. Aquí están los cálculos:

  • 265 = 55 artículos (stock anterior) + 210 artículos (compra)
  • 14 = 445 € (valor de las acciones anteriores) + 2 € (importe de la compra)
  • 54,50 € (este es el coste unitario medio ponderado) = 14 / 445

Por tanto, el coste unitario medio ponderado es igual a la siguiente fórmula:

CMUP = Stock en valor / Cantidad en stock

También puede encontrar el caso de una salida como en la siguiente captura de pantalla:

salida-mybtsmco-cmup

Aquí están las explicaciones del lanzamiento del producto. Notará que esta vez se utiliza la columna Salida.

  • 90 es la cantidad a producir porque es el enunciado que nos la impone.
  • 54,50 € corresponden al CMUP calculado justo arriba en la columna Stock.
  • 4 es el producto de 905 x 90 (Cant. x PU)

Todavía queda una situación: la del stock final tras una salida. Esto es lo que veremos ahora:

monbtsmco-cmup- stock final después del lanzamiento

Explicaciones:

175 = 265 (stock final en cantidad del día anterior) – 90 (cantidad de salida)

9 = 540 (existencias finales en valor del día anterior) – 14 (cantidad de salida)

54,51 (próximo CMUP que se utilizará durante una próxima versión) = 9/540

Eso es todo, ahora sabes cómo completar una hoja de existencias utilizando el método de costo unitario promedio ponderado después de cada entrada.

 

El método primero en entrar, primero en salir (PEPS)

El método PEPS se recomienda para productos perecederos. Por lo tanto, los primeros productos que entren en stock serán los primeros en salir.

En consecuencia, el gestor liberará primero los artículos de los lotes más antiguos y al precio unitario del momento.

Aquí hay un vídeo completo de un ejercicio corregido sobre gestión de inventario para ilustrar este método de primero en entrar, primero en salir.

¿Cuáles son las consecuencias del inventario físico?

¿Qué es el inventario físico?

La empresa está obligada a realizar un inventario al menos una vez al año para la preparación de los estados financieros (balance, cuenta de resultados). Se trata, por tanto, de contar los productos: este es el inventario físico.

A veces sucede que notamos diferencias entre el stock real (visible) y el stock teórico (stock calculado mediante una hoja de cálculo u otro programa de gestión de inventario). Entonces hablamos de "rebaja".

¿Cuáles son los tipos de inventarios físicos?

Cuando la unidad de negocio no cuenta con un sistema de gestión de inventarios en tiempo real, se ve obligada a realizar un inventario físico completo.

El inventario físico rotativo, por su parte, consiste en comparar los artículos registrados en las fichas de existencias con las cantidades reales. Este inventario se realiza durante el año sobre determinados productos. Este método ayuda a evitar el cierre de la unidad comercial.

Por otro lado, el coste de este tipo de inventario es bastante elevado si lo comparamos con la cantidad de referencias en cuestión.

la rebaja

La rebaja es la diferencia entre el stock teórico y el stock real (diferencia de inventario).

El stock teórico corresponde a la siguiente fórmula: stock inicial + insumos – productos

Distinguimos entre contracción conocida y contracción desconocida.

Hablamos de Marca conocida en los siguientes casos: rotura, deterioro, productos dañados, productos en exhibición, degustación, ventas, promociones, uso por parte de la empresa.

La Marca desconocida se menciona en los siguientes casos: robo, consumo en sitio, errores administrativos.

La Sobremarca se observa cuando el La cantidad real es mayor que la cantidad teórica. : error de ingreso o entrega a favor de la unidad comercial.

¿Cómo configurar un inventario?

La unidad comercial debe establecer un procedimiento de inventario el cual debe ser comunicado dentro de los diferentes departamentos para que sea aplicado por todos.

Con el resurgimiento de las herramientas digitales, la unidad de negocios no debe descuidar el uso de herramientas como una terminal de inventario portátil o chips electrónicos pegados que serán leídos por escáneres.

 

¿Cuáles son los indicadores de gestión de inventarios?

¿Cuál es el impacto del alto inventario en la rentabilidad?

Tener un gran inventario para una unidad comercial tiene ventajas pero también desventajas.

Estos son algunos de los beneficios de poseer un inventario elevado:

  • La unidad de negocio no realiza un número significativo de pedidos. Por lo tanto, no gestiona una logística que a veces es muy pesada y, por tanto, muy costosa.
  • Realizar pedidos con una gran cantidad de artículos permite obtener precios muy atractivos de proveedores para la unidad de negocio.
  • Al comprar grandes cantidades de productos, la unidad comercial evita la escasez de stock y un impacto negativo en la facturación y los resultados de la empresa.

Pero un inventario elevado también tiene algunas desventajas:

  • La unidad comercial gasta grandes cantidades para gestionar el gran stock: alquiler de espacio de almacenamiento, mano de obra a pagar, equipo de almacenamiento, primas de seguros.
  • El patrón de elecciones de los clientes puede cambiar y el stock adquirido por la empresa puede convertirse en una cantidad significativa de artículos no vendidos.
  • La empresa también puede quedarse sin espacio de almacenamiento debido a un cambio repentino en los gustos o necesidades de los clientes.
  • Una acción grande dentro de una empresa es una suma de agente inmovilizada.

Indicadores de gestión de inventarios.

Necesita conocer estos tres indicadores principales: inventario promedio, índice de rotación de inventario y duración promedio de almacenamiento.

la acción promedio

El inventario promedio es la cantidad promedio almacenada por la unidad de negocio de manera continua durante un período definido.

Una fórmula de gestión permite calcular el stock medio:

stock promedio = (stock inicial + stock final) / 2

A continuación se muestra un ejemplo para ilustrar la fórmula de acciones promedio.

La empresa Miladra le comunica los siguientes elementos:

  • el stock a 01/01/N asciende a 3 artículos
  • El stock al 31/12/N es de 1 artículos.

Aplicando la fórmula obtenemos el siguiente cálculo: (3 + 200) / 1 = 200 artículos

La interpretación del resultado es la siguiente: la unidad de negocio almacena permanentemente una media de 2 artículos durante un período de 200 meses.

El índice de rotación de inventario

El índice de rotación de inventario mide la velocidad promedio de rotación del inventario.

Una fórmula de gestión permite calcular este ratio:

Índice de rotación de inventario = costo de compra de los bienes vendidos / inventario promedio (en valor)

o Índice de rotación de inventario = cantidad vendida durante el período / inventario promedio (en cantidad) durante el período

A continuación se muestra un ejemplo para ilustrar la fórmula del índice de rotación de inventario por valor.

La empresa Miladra (sí, es la misma unidad comercial) precisa que su coste de compra de los bienes vendidos asciende a 39 €. El valor medio de las acciones es de 600 €.

Aplicando la fórmula obtenemos el siguiente cálculo: 39 / 600 = 6

La interpretación del resultado es la siguiente: La empresa Miladra renueva sus acciones 6 veces durante el año N.

Ahora aquí hay un ejemplo para ilustrar la fórmula del índice de rotación de inventario en cantidad.

La unidad de negocio Miladra vendió 13 artículos durante el año.

Aplicando la fórmula obtenemos el siguiente cálculo: 13 / 200 = 2

La interpretación del resultado es la siguiente: La empresa Miladra renueva sus acciones 6 veces durante el año N.

Duración media del almacenamiento

La vida útil promedio mide cuánto tiempo permanecen los productos en stock antes de venderse.

La fórmula para la duración promedio de almacenamiento es la siguiente:

Duración promedio del almacenamiento = duración del período / índice de rotación del inventario

o Duración promedio de almacenamiento = (stock promedio / cantidad vendida) x duración del período

Tomaré un ejemplo para ilustrar estas dos fórmulas.

La empresa Miladra vendió 13 artículos durante el año N.

Aplicando la primera fórmula obtenemos el siguiente cálculo: 360 / 6 = 60

Aplicando la segunda fórmula obtenemos el siguiente cálculo: 2 / 200 x 13 = 200

La interpretación del resultado es la siguiente: La empresa Miladra almacena sus mercancías durante dos meses antes de venderlas.

Seguimiento de los indicadores de gestión de inventarios.

La unidad de negocio debe monitorear absolutamente los indicadores de gestión de inventarios para poder ver el impacto en la rentabilidad.

Impacto del stock medio en la rentabilidad :

El almacenamiento es un costo para el negocio. Cuanto menor sea el stock medio, menores serán los gastos lo que generará un mayor beneficio. También hay menos dinero inmovilizado.

Impacto en el índice de rotación de inventario :

Un alto índice de rotación ayuda a hacer frente a cambios repentinos de clientes y adaptarse a las nuevas tendencias.

Impacto en la duración promedio del almacenamiento :

Una duración media de almacenamiento baja permite a la unidad de negocio reinvertir sus fondos más rápidamente.

 

Conclusión

Para ir más allá, hay que tener en cuenta que los indicadores de gestión también se pueden utilizar para comprender el comportamiento de los clientes. Así, un elevado índice de rotación de existencias demuestra un cierto interés de los clientes por el artículo en cuestión.

Ahí lo tienes, ahora dominas el capítulo sobre gestión de inventario. ¡Ya no tienes excusas para obtener una calificación excelente en el examen de Gestión Operativa!

8 pensamientos sobre “Gestión de inventario: los 7 puntos clave a dominar”

  1. Hola,

    Muchas gracias por la claridad de la información en este sitio. Gracias a ti, entiendo mejor los cursos de gestión de operaciones en bts mco.

    gracias

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