Gestión de suministros: los 3 principios esenciales

¡Bienvenido a este capítulo sobre gestión de suministros!

En este curso de gestión veremos las 3 características que absolutamente debes conocer en el tema de gestión de suministros.

Concretamente, estos son los puntos que cubriré en este curso:

  1. El coste de la gestión del suministro.
  2. ¿Cómo optimizar los suministros?
  3. ¿Cómo crear un programa de adquisiciones?
  4. Conclusión sobre la gestión de suministros

 

El coste de la gestión del suministro.

El costo de la gestión del suministro se compone de dos elementos: el costo de mantener el inventario y el costo de realizar pedidos.

 

El costo de mantener el inventario.

El costo de mantenimiento de inventarios, también llamado costo de mantener, es la suma de todos los costos, directos o indirectos, directamente relacionados con la posesión de un activo.

A continuación se muestran algunos ejemplos concretos (lista no exhaustiva) de gastos que constituyen el costo de propiedad:

  • interés del préstamo
  • remuneración del personal de manipulación
  • el alquiler del trastero
  • los seguros
  • costos relacionados con la protección
  • depreciación del local
  • costos de limpieza
  • el coste relacionado con el consumo de calefacción
  • costos relacionados con la conservación de la propiedad
  • costos administrativos
  • el material

En resumen, poseer acciones implica controlar tanto su financiación como su gestión.

La principal desventaja del costo de mantenimiento es que depende totalmente del inventario promedio de la unidad de negocios.

Stock medio y pedidos

La fórmula del stock medio utilizada en el 99% de los ejercicios de Gestión BTS MCO es el siguiente:

Stock promedio = (SI + SF) / 2

Stock promedio = (Stock inicial + Stock final) / 2

El stock inicial corresponde al stock de la empresa en inicio del periodo que suele ser a principios de año. El inventario final es el inventario que tiene la unidad de negocio en fin del periodo.

Mecánicamente, el stock medio disminuye cuando aumenta el número de pedidos. Por el contrario, a medida que disminuye el número de pedidos, aumenta el stock promedio.

Por tanto, el ritmo de los pedidos influye en el nivel medio de existencias.

Notará que la fórmula del stock promedio es diferente de la que se encuentra en el capítulo sobre la gestión de acciones.

Cuando la empresa desea realizar previsiones y no dispone de los elementos necesarios para calcular el stock medio, aún puede calcularlo utilizando previsiones de su consumo para el periodo y del número de pedidos previstos para el mismo periodo.

Aquí tienes la fórmula que permite calcular el stock medio sin conocer el stock inicial ni el stock final:

Stock medio = consumo / (2 x N)

Stock promedio = Consumo esperado del periodo / (2 x N)

Preciso que por “consumo”, se debe entender “uso”. En cuanto a la “N” en la fórmula, esta es la variable del número de pedidos. Así que ahora todo está claro para ti en esta fórmula (al menos eso espero).

Para finalizar esta parte sobre el costo de mantenimiento, tomaré dos ejemplos de cálculos de inventario promedio.

Ejemplo No. 1
La empresa realiza un único pedido al inicio del periodo para su consumo anual. Importe del pedido: 800 €.

Calculemos el inventario promedio usando ambas fórmulas.

Tenemos por tanto para la primera fórmula: (800 + 000) / 0 = 2€

Y para el segundo tenemos: 800 / (000 x 2) = 1 €

Ejemplo No. 2
La empresa Miladra realiza 4 pedidos durante el año para un consumo anual de 800€. Entonces Miladra realiza 000 pedidos de 4€ cada uno.

Calculemos el inventario promedio usando ambas fórmulas.

Tenemos por tanto para la primera fórmula: (200 + 000) / 0 = 2€

Y para el segundo tenemos: 800 / (000 x 2) = 4 €

Estos dos ejemplos muestran claramente que el ritmo de los pedidos tiene consecuencias sobre el stock medio.

Inventario promedio y costo de mantenimiento

Arriba, vimos que el costo de propiedad se calculaba en valor. De hecho, este no es siempre el caso. De hecho, generalmente se acepta que los costos de almacenamiento son proporcionales al valor de las existencias.

Por tanto, el coste de mantenimiento se expresa como porcentaje del stock medio.. Este porcentaje facilita enormemente los cálculos de previsión.

Entonces o podemos calcular usando la siguiente fórmula el Tasa de propiedad :

Gestión de suministros - tasa de posesión

Tasa de mantenimiento = Costo de mantenimiento en valor / Stock promedio en valor

Ejemplo de uso de la tasa de posesión
Los costes asociados a la posesión de acciones de Miladra ascienden a 60€ y su stock medio anual es de 000€.

Aplicando la fórmula de la tasa de propiedad tenemos:

Tasa de posesión = 60 / 000

Tasa de posesión = 0,06 o 6%

Esta tasa se utilizará para evaluar el costo de propiedad para el año futuro.

 

El costo de realizar un pedido.

El coste de realizar un pedido, también llamado coste de lanzamiento, es la suma de todos los costes (preparación, envío y seguimiento) relacionados con la realización de un pedido.

A continuación se muestran algunos ejemplos concretos (lista no exhaustiva) de gastos que constituyen el coste de adquisición:

  • gastos de envío
  • honorarios de estudio
  • Gastos de personal (gerente comercial, secretaria, etc.)
  • costos de telecomunicaciones
  • costos de papelería
  • costos de visita al proveedor

 

¿Cuál es el costo de gestión de suministros?

El costo de administrar suministros no es ni más ni menos que la suma del costo de mantener el inventario y el costo de realizar pedidos.

costo de gestión de suministro

Costo de gestión de suministros = Costo de tenencia + Costo de adquisición

Coste de gestión y número de pedidos.

Veremos en la siguiente tabla cómo se comporta el coste de gestión cuando varían los pedidos:

Numero de ordenesCosto de adquisiciónCosto de propiedadCosto de gestión
112€ x 1 = 12€1€ x 000%
= 60€
12€ + 60€
= 60€
412€ x 4 = 60€100€ x 000%
= 6€
60€ + 6€
= 6€
15012€ x 150 = 1€[800€ / (000 x 2)] x 150%
= 160 €
1€ + 800€
= 1€

Según los resultados, podemos afirmar que cuanto más aumenta el número de pedidos, más disminuye el coste de gestión del suministro.

 

¿Cómo optimizar los suministros?

 

Prevenir la escasez

En términos de stock, cuando utilizamos el término escasez, esto implica que estamos hablando de falta de stock.

Agotado es el momento en el que un artículo ya no se puede vender temporalmente porque está agotado. El artículo que normalmente se vende no está disponible.

En este escenario, la unidad comercial no sólo sufre una pérdida de facturación sino también una pérdida de margen.

 

Restricciones vinculadas al volumen de oferta

exceso de existencias

Para evitar la escasez de existencias, la unidad de negocio puede pedir una cantidad mucho mayor de artículos que sus necesidades reales.

Pero este tipo de oferta implica limitaciones físicas, financieras y comerciales.

De hecho, es posible que la empresa no pueda vender todas sus acciones si ya no hay clientes. Además, la empresa necesitará tener un espacio significativo para almacenar todos los artículos y al mismo tiempo hacer frente financieramente al alto costo de propiedad.

Medias insuficientes

Por el contrario, si la empresa desea realizar pedidos con más frecuencia pero en pequeñas cantidades, el costo del pedido puede ser muy significativo.

Por tanto, el director de la unidad comercial debe evitar la escasez de existencias y controlar al mismo tiempo los elementos de costes de gestión.

 

niveles de inventario

Le stock minimo es el stock que te permite conservar hasta la próxima entrega.

Le stock de seguridad es el stock que le permite hacer frente a imprevistos como retrasos en las entregas o un fuerte aumento de las ventas.

Le stock alerta (o stock crítico) es la suma del stock mínimo y el stock de seguridad. Es un volumen de acciones lo que desencadena una orden. También se le llama punto de reorden.

 

¿Cómo crear un programa de adquisiciones?

Un programa de suministro es una tabla de previsión que permite determinar, basándose en las ventas previstas, las fechas de pedido, las fechas de entrega y las cantidades entregadas para un período futuro específico.

 

modelo wilson

El modelo de Wilson permite determinar la cantidad óptima a pedir, así como el número óptimo de pedidos calculado utilizando la tasa de posesión y el coste de colocación. El objetivo de este modelo es minimizar el coste global de la gestión del suministro.

Aquí está la fórmula para el número óptimo de pedidos a realizar:

Número óptimo de pedidos

 

Avec:

  • N: número de pedidos a realizar
  • C: consumo del periodo
  • PU: precio de compra unitario
  • T: tasa de posesión
  • P: costo de realizar un pedido

 

Y aquí está la fórmula para la cantidad óptima a pedir:

cantidad optima

 

Avec:

  • P: Cantidad óptima para ordenar
  • C: consumo del periodo
  • N: número óptimo de pedidos

Sabiendo que la demanda es cierta y regular, podemos determinar el coste mínimo de gestión de la siguiente manera:

  • Consumo del periodo: 36
  • Coste de realizar un pedido: 30€
  • Coste unitario de compra: 2,60€
  • Tasa de propiedad: 4%
  • Número óptimo de pedidos: 8
  • Cantidad óptima: 4 artículos

El número óptimo de pedidos es 8 y la cantidad óptima es 4 artículos.

Parte 1 de la tabla:

Numero de ordenesCantidad media de existenciasStock promedio en valorCosto de propiedad
136 / (000 x 2)
= 18 000
18 000 x 2,60
= 46€
46 800 x 0,04
= 1€
236 / (000 x 2)
= 9 000
9 000 x 2,60
= 23€
23 400 x 0,04
= 936 €
336 / (000 x 2)
= 6 000
6 000 x 2,60
= 15€
15 600 x 0,04
= 624 €
436 / (000 x 2)
= 4 500
4 500 x 2,60
= 11€
11 700 x 0,04
= 468 €
536 / (000 x 2)
= 3
3 600 x 2,60
= 9€
9 360 x 0,04
= 374,40 €
636 / (000 x 2)
= 3
3 000 x 2,60
= 7€
7 800 x 0,04
= 312 €
736 / (000 x 2)
=2€
2 571,43 x 2,60
= 6€
6 685,72 x 0,04
= 267,43 €
836 / (000 x 2)
=2€
2 250 x 2,60
= 5€
5 850 x 0,04
= 234 €
936 / (000 x 2)
= 2€
2 000 x 2,60
= 5€
5 200 x 0,04
= 208 €
1036 / (000 x 2)
= 1€
1 800 x 2,60
= 4€
4 680 x 0,04
= 187,20 €

 

Segunda parte de la tabla:

Costo de realizar pedidosCosto de gestión de suministrosCantidad económica a pedir
30x1 = 30€1 + 872
= 1€
36 000 / 1
= 36 000
30x2 = 60€936 + 60
= 996 €
36 000 / 2
= 18 000
30x3 = 90€624 + 90
= 714 €
36 000 / 3
= 12 000
30x4 = 120€468 + 120
= 588 €
36 000 / 4
= 9 000
30x5 = 150€374,40 + 150
= 524,40 €
36 000 / 5
= 7 200
30x6 = 180€312 + 180
= 492 €
36 000 / 6
= 6 000
30x7 = 210€267,43 + 210
= 477,43 €
36 000 / 7
= 5 143
30x8 = 240€234 + 240
= 474 €
36 000 / 8
= 4 500
30x9= 270€208 + 270
= 478 €
36 000 / 9
4 000
30x10= 300€187,20 + 300
= 487,20 €
36 000 / 10
= 3 600

 

Interpretación de la tabla: Cuando la empresa realiza 8 pedidos con una cantidad de 4 artículos, el coste de gestión es mínimo. A partir de 500 pedidos, el coste de gestión vuelve a subir.

Cuando la empresa prevé ventas irregulares, se pueden aplicar dos métodos para calcular las fechas de pedido y las fechas de entrega: el método del punto de reorden y el método de gestión del calendario.

 

Método de punto de reorden

En la parte anterior, asumimos pronósticos de ventas regulares. En el método del punto de reorden, el proveedor dicta la cantidad a la unidad de negocio al realizar un pedido.

Por tanto, la empresa realiza un pedido cuando se alcanza el stock de alerta.

 

alerta de stock de gestión de suministros

Stock de alerta = stock mínimo + stock de seguridad

A continuación se muestra un ejemplo para ilustrar este método.

El stock inicial es de 60 artículos. El stock de alerta es de 250 artículos. El proveedor requiere realizar pedidos en lotes de 300 artículos. El período de referencia es la semana.

Las previsiones de ventas (= consumo) son las siguientes: 140 en la semana 1, 110 en la semana 2 y 140 en la semana 3.

 

Calcularé el stock final al final de la primera semana:

El stock final teórico es: 60 (stock inicial) – 140 (consumo) u – 80 artículos. Esto corresponde a una escasez de existencias.

Por lo tanto, deberá realizar un pedido de 300 artículos (cantidad impuesta por el proveedor).

Al realizar este pedido, el stock final ajustado (o real) es: – 80 (stock final teórico) + 300 (pedido) o 220 artículos.

A continuación se explica cómo resumir la situación en una tabla:

Elementossemana 1
Stock inicial60
consumo140
Stock final teórico- 80
Envíos300
Stock Final Rectificado220

 

Ahora calcularé el stock final al final de la segunda semana:

El stock final teórico es: 220 (stock final de la semana 1 que pasa a ser el stock inicial de la semana 2) – 110 (consumo de la semana 2) o 110 artículos. El valor es positivo por lo que no hay escasez de stock. Pero la cantidad de stock es menor que el stock de alerta (250 artículos), por lo que debe realizar un pedido.

Debes realizar un pedido de 300 artículos (cantidad impuesta por el proveedor).

Al realizar este pedido, el stock final ajustado (o real) es: 220 (stock final teórico) + 300 (pedido) o 520 artículos.

A continuación se explica cómo resumir la situación en una tabla:

Elementossemana 2
Stock inicial220
consumo110
Stock final teórico110
Envíos300
Stock Final Rectificado520

 

Ahora calcularé el stock final al final de la semana 3:

El stock final teórico es: 520 (stock final de la semana 2 que pasa a ser stock inicial en la semana 3) – 140 (consumo de la semana 3) o 380 artículos.

El valor es positivo por lo que no hay escasez de stock. Además, esta semana 3, la cantidad de stock final teórico es mayor que el stock de alerta (250 artículos), por lo que no se deberá realizar ningún pedido.

Por lo tanto, el stock final real no se modifica..

A continuación se explica cómo resumir la situación en una tabla:

Elementossemana 3
Stock inicial520
consumo140
Stock final teórico380
Envíos0
Stock Final Rectificado380

 

Aquí hay ahora un resumen de las 3 semanas:

Elementossemana 1semana 2semana 3
Stock inicial60220520
consumo140110140
Stock final teórico- 80110380
Envíos3003000
Stock Final Rectificado220520380

Y así enseguida…

 

Método de gestión del calendario

El método de gestión del calendario consiste en realizar pedidos en función de las fechas de entrega impuestas por el proveedor. La cantidad deseada por la unidad comercial es gratuita.

Tomaré un ejemplo para ilustrar este método de gestión del calendario.

El stock de seguridad es de 135 artículos. El proveedor requiere la entrega cada 3 semanas.

Elementossemana 1semana 2semana 3
Stock inicial60385275
consumo140110140
Necesita140 + 110 + 140 + 135
= 525
--
Fecha del pedidoHace semanas 3--
Cantidad entregada525 - 60
= 465
00
Existencias finales60-140 + 465
= 385
385 - 110
= 275
275 - 140
= 135

 

Explicaciones Semana 1 :

Necesidad: la unidad comercial debe afrontar 3 semanas sin entrega y por tanto 3 semanas de consumo. Por eso sumo el consumo de las semanas 1 a 3. Además también hay que tener en cuenta el stock de seguridad de 135 artículos.

Cantidad a entregar: esta es la diferencia entre el requerimiento y el stock inicial

Stock final: stock inicial – consumo de la semana + entrega de la semana

 

Explicación Semana 2 :

Stock inicial: es el remanente del stock final de la semana anterior.

Stock final: stock inicial – consumo de la semana

 

Semana de explicación 3:

misma semana 2

 

En la semana 4 se entrega la unidad de negocio y se debe planificar la semana que comienza y las dos siguientes como se indica en la siguiente tabla:

Elementossemana 4semana 5semana 6
Stock inicial135475315
consumo100160180
Necesita100 + 160 +180 + 135
= 575
--
Fecha del pedidosemana 1
Cantidad entregada575 - 135
= 440
Existencias finales135-100 + 440
= 475
475 - 160
= 315
315 - 180
= 135

 

Conclusión

Los programas de adquisiciones para un futuro incierto en realidad no reducen el costo de la gestión del suministro. Sólo ayudan a evitar la escasez de existencias.

Listo, ahora domina el capítulo sobre gestión de suministros. Ya no tienes excusa para no lograr tu objetivo: ¡Obtener una calificación excelente en el examen de Gestión Operativa!

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