¡Bienvenido a este capítulo sobre documentos comerciales!
A lo largo de la vida de la unidad de negocios, los documentos comerciales se utilizan para justificar y asegurar las operaciones comerciales. Además, estos documentos son importantes para establecer una buena relación comercial.
Esto es lo que descubrirá a lo largo de este artículo:
- Documentos comerciales: Infografías
- ¿Cuáles son los datos obligatorios respecto a los documentos comerciales?
- ¿Cuáles son los principales documentos comerciales?
- Conclusión
Documentos comerciales: Infografías
Para empezar este artículo, aquí tienes este magnífico diagrama que muestra todos los principales documentos comerciales que se utilizan dentro de la unidad comercial.
¿Cuáles son los datos obligatorios respecto a los documentos comerciales?
Pero eso sí, ¿qué dice la ley respecto a los documentos mercantiles? De hecho, hay muchos artículos del código comercial, incluidos los dos siguientes que tomaré del sitio oficial. Legifrance.
Respecto a todos los documentos comerciales, elartículo R123-237 estados:
Cualquier persona registrada indica en sus facturas, notas de pedido, precios y documentos publicitarios, así como en toda la correspondencia y todos los recibos relativos a su actividad y firmados por ella o en su nombre:
1° El número de identificación único de la sociedad emitido de conformidad con el artículo D. 123-235;
2° La mención RCS seguida del nombre de la ciudad donde se encuentra el registro donde se inscribe;
3° La ubicación de su sede;
4° En su caso, que se encuentre en estado de liquidación;
5° Si se trata de una sociedad mercantil cuya sede se encuentra en el extranjero, además de las informaciones mencionadas en los 3° y 4°, su denominación, su forma jurídica y el número de registro en el Estado donde tiene su sede, si existe uno;
6° En su caso, la condición de inquilino-administrador o administrador-agente;
7° Si es beneficiario de un contrato de apoyo a un proyecto empresarial para la creación o reanudación de una actividad económica en el sentido del Capítulo VII del Título II del Libro I del Código de Comercio, la denominación social de la persona jurídica responsable del apoyo. , la ubicación de su sede social, así como su número de identificación único;
8° Si ha constituido bienes asignados en aplicación del artículo L. 526-6, la finalidad de la actividad profesional a la que se asignan los bienes y la denominación utilizada para el ejercicio de la actividad profesional incorporando su nombre o denominación habitual inmediatamente anterior o seguido de las palabras: “empresario individual con responsabilidad limitada” o las iniciales: “EIRL”.
Toda persona registrada también indica en su sitio web la mención RCS seguida del nombre de la ciudad donde se encuentra el registro donde está inscrita, así como la información mencionada en 1°, 3°, 5° y 8°.
La fuente de este artículo es aquí.
Otro artículo muy interesante también se encuentra en este mismo sitio y se refiere más específicamente a las facturas.
Este es el artículo L441-3 que repito a continuación:
I.-Un acuerdo escrito celebrado entre el proveedor, con excepción de los proveedores de productos mencionados en el artículo L. 443-2, y el distribuidor o prestador de servicios menciona las obligaciones recíprocas a las que se han comprometido las partes en el acuerdo. negociación comercial, de conformidad con los artículos L. 442-1 a L. 442-3. Este acuerdo se establece bien en un documento único, bien en un conjunto formado por un contrato marco y contratos de aplicación.
II.- Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos L. 442-1 a L. 442-3, cualquier modificación del acuerdo mencionado en I será objeto de un escrito que mencione el nuevo elemento que la justifica.
III.- El contrato mencionado en el I fija, a los efectos de coadyuvar a la determinación del precio pactado, las siguientes obligaciones:
1° Las condiciones de la operación de venta de los productos o servicios, incluidas las reducciones de precios, y, en su caso, los tipos de situaciones y las modalidades según las cuales pueden aplicarse condiciones excepcionales de la operación de venta;
2° Servicios de cooperación comercial, adecuados para promover la comercialización de los productos o servicios del proveedor, que el distribuidor o prestador de servicios preste, no comprendidos en las obligaciones de compra y venta, especificando el objeto, la fecha prevista, los plazos de ejecución, la remuneración. por estos servicios, así como por los productos o servicios a los que se refieren y la remuneración global relacionada con todas estas obligaciones;
3° Otras obligaciones destinadas a promover la relación comercial entre el proveedor y el distribuidor o prestador de servicios, especificando para cada uno la finalidad, la fecha prevista y los plazos de ejecución, así como la retribución o reducción de precio global correspondiente a todas estas obligaciones. .
IV.- El contrato mencionado en I se celebra por un período de un año, dos años o tres años, a más tardar el 1 de marzo del año en que surta efectos o dentro de los dos meses siguientes al punto de inicio del período de comercialización para productos o servicios sujetos a un ciclo de comercialización particular. Cuando se celebra por un período de dos o tres años, fija los términos según los cuales se revisa el precio pactado. Estos métodos podrán prever la toma en cuenta de uno o más indicadores disponibles que reflejen la evolución del precio de los factores de producción.
V.- El proveedor comunica sus condiciones generales de venta al distribuidor en un plazo razonable antes del 1 de marzo o, para productos o servicios sujetos a un ciclo de comercialización particular, antes del inicio del período de comercialización.
NOTA: En los términos del artículo 5 de la orden n.° 2019-359 de 24 de abril de 2019:
I.- Las disposiciones del artículo II del artículo L. 441-3 del Código de Comercio, en su redacción resultante de la presente orden, son aplicables a cualquier acuerdo que se ejecute en la fecha de entrada en vigor de la presente orden, a partir de esta fecha.
II. – Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 5 I, para los acuerdos vigentes en la fecha de entrada en vigor de la presente Ordenanza cuya duración sea superior a un año, el artículo L. 441-3 en su redacción resultante de la presente Orden se aplicará a partir de marzo. 1, 2020.
III. – Las disposiciones del artículo L. 441-3 relativas a las facturas siguen siendo aplicables, en su redacción anterior a la entrada en vigor de la presente orden, a las facturas emitidas antes del 1 de octubre de 2019.
La fuente de este artículo se puede encontrar en esta dirección.
En la siguiente parte veremos en detalle cada documento comercial al que se refiere la unidad comercial.
¿Cuáles son los principales documentos comerciales?
Los principales documentos comerciales son:
Condiciones generales de venta (CGV)
Los Términos y Condiciones Generales deben establecerse previamente a cualquier relación comercial. Son de gran importancia ya que determinan los derechos y obligaciones de cada parte en el contrato.
La redacción de las condiciones generales de venta no es obligatoria entre profesionales, pero por supuesto, sí muy recomendable.
¿Cuáles son las Condiciones Generales de Venta?
Las condiciones generales de venta es un documento establecido por el proveedor con el objetivo de fijar las reglas contractuales y establecer buenas relaciones comerciales con el cliente.
Consultar las condiciones generales de venta antes de realizar cualquier transacción comercial permite al cliente estar informado de las condiciones de la transacción en cuestión. Se aplican a todos los clientes de la unidad de negocio.
Las condiciones generales de venta de una empresa especializada en la reventa de muebles serán diferentes a las de una empresa que realice una actividad de prestación de servicios.
¿Para qué se utilizan los Términos y Condiciones Generales?
Dependiendo de la naturaleza de la relación comercial, se aplican diferentes normas jurídicas según si la unidad comercial desarrolla su actividad con un profesional o con un particular.
El cliente es un consumidor.
laartículo L111-1 del Código del Consumidor especifica que el vendedor debe informar al cliente de sus obligaciones como el pago del precio, el cumplimiento de los plazos de pago así como los métodos de pago.
Este artículo también especifica lo siguiente:
- condiciones de devolución
- condiciones de reembolso
- el periodo de retiro
- el tiempo de entrega
Toda esta información debe estar en posesión del cliente antes de firmar un posible contrato de venta o servicio.
El cliente es un profesional.
Artículo L441-1 del código de comercio especifica todas las reglas de las condiciones generales de venta entre profesionales. Así, el artículo especifica los métodos para fijar el precio de los servicios o bienes en venta con el fin de evitar problemas durante la transacción comercial.
Términos y Condiciones Generales: ¿Obligatorios o no?
Las condiciones generales de venta no son obligatorias entre profesionales (salvo en caso de petición), pero sí son una obligación legal del vendedor frente a un cliente consumidor.
Los Términos y Condiciones Generales deberán incluir las siguientes cláusulas:
- las condiciones de venta
- el precio
- la prestación
- reducciones de precios
- condiciones de entrega
- las características del servicio o bien
- condiciones de pago
- el derecho de desistimiento (14 días)
- Garantías por posibles vicios ocultos.
- el derecho a oponerse a los datos personales
El estimado
¿Qué es una cotización?
El presupuesto es un documento comercial redactado por el vendedor antes de celebrar el contrato de compraventa con su cliente. En la vida cotidiana, la cotización se utiliza a menudo para la prestación de un servicio. De hecho, se trata de una “propuesta de contrato” ya que el vendedor se compromete a realizar el servicio indicado al precio indicado.
Si el cliente firma el presupuesto, se compromete a pagar el precio indicado en el documento respetando también las condiciones previstas en el presupuesto.
¿Es obligatoria la cotización?
El vendedor no está obligado a redactar un presupuesto si su cliente es un profesional.
En una relación comercial B to C, el profesional puede verse obligado a establecer una cotización.
Hay servicios para los que el vendedor debe realizar un presupuesto: productos de óptica, trabajos superiores a 150 €, asistencia médica (honorarios superiores a 70 €), servicios personales superiores a 100 €, mudanzas.
La ley no exige la redacción de una cotización, pero se recomienda encarecidamente.
¿Para qué sirve una cotización?
- El presupuesto, una vez firmado, se convierte en una especie de contrato entre el vendedor y su cliente. El profesional deberá prestar el servicio y el cliente deberá pagar el precio indicado en el documento.
- Indirectamente, el vendedor, al ofrecer un presupuesto, demuestra credibilidad ante su cliente.
- Finalmente, el vendedor cumple con su obligación legal precontractual.
El orden
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra es un documento comercial establecido por el vendedor y firmado por el cliente. A partir del momento de la firma ya no es necesario demostrar la prueba del acuerdo entre las dos partes. La orden de compra se utiliza con mayor frecuencia al vender bienes.
La firma del cliente es el detonante de la obligación de entregar la mercancía pero también de recibirla (y pagar).
¿Es obligatoria la orden de compra?
La orden de compra no es obligatoria, pero se utiliza a menudo porque puede servir como prueba en caso de litigio.
el albarán de entrega
¿Qué es un albarán de entrega?
El albarán de entrega es un documento comercial elaborado por el proveedor de bienes o servicios. El cliente recibe el documento cuando finaliza el servicio o cuando recibe la mercancía.
El albarán de entrega constituye la prueba de que efectivamente la entrega se ha realizado en las condiciones inicialmente previstas entre las dos partes.
¿Es obligatorio el albarán de entrega?
El albarán de entrega no es obligatorio, pero se utiliza a menudo porque puede servir como prueba en caso de litigio. Cuando así se establezca, en el documento deberá constar información obligatoria:
- fecha de entrega
- número de orden
- información jurídica de la empresa (sede social, número RCS, capital social, forma social de la empresa, etc.)
- datos de contacto del cliente
- naturaleza de los bienes
La factura
¿Qué es una factura?
La factura es un documento comercial redactado en dos copias por el vendedor que muestra detalladamente todos los elementos de la transacción entre el vendedor y su cliente.
¿Es obligatoria la factura?
La elaboración de factura es obligatoria entre profesionales pero sigue siendo opcional cuando el cliente es un particular.
Conclusión
Para evitar litigios o incluso deudas impagas, el vendedor debe redactar documentos comerciales conformes. También se prevén sanciones penales, fiscales y civiles en caso de documentos comerciales no conformes.
Si quieres aplicar todo lo que acabas de aprender, te invito encarecidamente a leer mi artículo sobre ejercicios de gestión corregidos. 21 Ejercicios Factura vencida y de crédito.
Listo, ahora dominas el capítulo sobre documentos comerciales. ¡Ya no tienes excusas para obtener una calificación excelente en el examen de Gestión Operativa!
Muy interesante
Es realmente necesario que un buen contador comprenda bien todos estos documentos.
Hola Kalifa en Thienou,
Gracias por este comentario.