مرحبًا بكم في هذا الفصل الخاص بأنظمة المراقبة!
في دورة إدارة العمليات هذه، سنرى جميع الخطوات اللازمة لمتابعة اللوائح والتدفق النقدي وتمويل دورة التشغيل.
وبشكل ملموس، إليك النقاط التي سأغطيها في هذه الدورة:
نقدي
كجزء من BTS MCO، في الإدارة التشغيلية، يشير التدفق النقدي إلى مجموع أموال وحدة الأعمال المتاحة على الفور لتلبية احتياجاتها اليومية المتعلقة بعملياتها.
عندما نتحدث عن التدفق النقدي، فإننا نميز بين القسمين التاليين: النقد والخدمات المصرفية.
الصندوق
لم يعد السجل النقدي عبارة عن صندوق معدني بسيط تقوم فيه بتخزين العملات المعدنية أو الأوراق النقدية. لقد أصبح جهاز كمبيوتر متصلاً حقيقيًا.
الخروج المادي
بمجرد أن تذهب إلى المتجر، فهو هناك. السجل النقدي الفعلي هو جهاز كمبيوتر يسجل جميع المعاملات اليومية. فهو يأخذ في الاعتبار الإيصالات ولكن أيضًا المدفوعات. يتم قبول جميع أنواع المدفوعات: نقدًا، والشيكات، والدفع ببطاقات الائتمان.
غالبًا ما يأخذ مسجل النقد المادي هذا اسم محطة نقطة البيع (POS) عندما تقرر الوحدة التجارية توصيله بشبكة الكمبيوتر.
الكتاب النقدي
ومن بين المستندات المحاسبية الموجودة داخل الشركة دفتر النقدية. ويسجل جميع التسويات النقدية لوحدة الأعمال.
ما هو استخدام تتبع النقدية؟
يعد تتبع النقد أمرًا مهمًا للغاية ويعمل على:
- تحرير ملخص يومي لحجم الأعمال بما في ذلك الضرائب. هذه هي "التذكرة النقدية z" أو "تذكرة z". وبالتالي يتم حساب إجمالي المبيعات، بما في ذلك جميع الضرائب، وتوزيعها حسب أنواع الدفع ومعدل ضريبة القيمة المضافة.
- تحقق من الرصيد النقدي مع الرصيد المذكور في النقد المادي.
- وضع قواعد لتحويلات الشيكات والإيداعات النقدية في البنوك.
لا بانك
وبالمثل، فإن مراقبة البنك مهمة جدًا في وحدة الأعمال. يسمح لك بإجراء فحوصات مختلفة على العمليات التالية:
- عمليات التحصيل التي تتم عن طريق التحويلات أو البطاقات المصرفية أو الفواتير التجارية.
- عمليات الصرف مثل الخصم المباشر، الدفع بالشيكات، الدفع بالبطاقة المصرفية.
- الفرق بين المقبوضات والمصروفات، أي تحديد رصيد الحساب البنكي.
تمويل الدورة التشغيلية
إذا كنت ترغب في تجديد معلوماتك عن معنى دورة التشغيل، أدعوك لقراءة مقالتي بعنوان دورة التشغيل: 7 أسئلة لفهم كل شيء.
يمكن أن يتم تمويل دورة التشغيل بطرق مختلفة من قبل وحدة الأعمال.
وللقيام بذلك، يمكن للشركة التصرف بناءً على المكونات المختلفة لدورة التشغيل مثل العملاء أو البنك.
التفاوض مع العملاء
والوضع المثالي هو أن يقوم العملاء بدفع فواتيرهم في أسرع وقت ممكن، حتى في يوم المعاملة التجارية، أي نقدًا.
لكن في الواقع، غالباً ما تدفع الشركات متأخراً. ولذلك يجب على الوحدة التجارية مراجعة المواعيد النهائية للدفع لعملائها من خلال التفاوض معهم على مواعيد نهائية أقصر.
ومن أجل إقناع عملائها، يمكن للشركة أن تقدم لهم تخفيضات مالية على الفاتورة من خلال تضمين أ خصم نقدي. يتكون هذا التخفيض من تشجيع العملاء على الدفع مبكرًا مقابل تخفيض بنسبة مئوية على فاتورة الشراء.
فيما يلي مثال على الخصم النقدي.
بتاريخ 24/08/N، قامت شركة Miladra بإصدار فاتورة للعميل بمبلغ 15 يورو باستثناء ضريبة القيمة المضافة التي سيتم دفعها بتاريخ 000/15/N. يوافق على السداد فورًا بشرط أن يمنحه Miladra خصمًا بنسبة 09٪.
تقبل الوحدة التجارية ولكن تتحمل تكلفة مالية بالمبلغ التالي: 15 × 000 أو 0,03 يورو.
هذا هو مبلغ خصم الدفع الممنوح للعميل.
التفاوض مع البنك
كما يمكن للشركة أن تلجأ إلى بنكها إذا رغبت في تمويل دورتها التشغيلية.
خط الائتمان
حد الائتمان أو السحب على المكشوف المصرح به هو سلفة قصيرة الأجل يمنحها البنك.
ولذلك قد تنفق الشركة أموالاً أكثر مما تنفقه بالفعل.
تكمن ميزة هذا النوع من التمويل في حقيقة أن الشركة لا تتم محاسبتها إلا مقابل استخدامها.
وسوف آخذ مثالا لتوضيح السحب على المكشوف المصرح به.
لدى شركة Miladra حد ائتماني قدره 50 يورو. ليس لديها أموال نقدية من 000/01/N إلى 08/15/N، ويظهر حسابها البنكي رصيدًا مدينًا قدره 09 يورو.
الشروط المصرفية هي كما يلي:
- معدل الفائدة السنوي: 7%
- العمولة الثابتة: 40 يورو
سأقوم بحساب مبلغ الأجيوس، أي جميع المبالغ المسحوبة من قبل البنك.
الفائدة: 35 × 000 × (0,07 يومًا (من 45/01 إلى 08/15) / 09 يومًا) = 360 يورو
أجيوس: 306,25 + 40 = 346,25 يورو
التفسير: إن السحب على المكشوف يكلف شركة Miladra 346,25 يورو.
خصم ورقة تجارية
الكمبيالة هي وثيقة تجارية موقعة بين المتخصصين والتي تسمح بدفع الفاتورة. تمت الإشارة إلى عناصر مختلفة في الوثيقة:
- تفاصيل الاتصال بالعملاء
- تفاصيل الاتصال بالمورد
- الموعد المحدد
- مبلغ الفاتورة (الفواتير)
إن خصم الكمبيالة أو الكمبيالة يعني توقع تاريخ الاستحقاق.
سأأخذ مثالا حتى تتمكن من فهم أفضل.
قامت شركة Miladra بعملية بيع بتاريخ 01/07/N. تم الاتفاق مع العميل على الدفع عن طريق الكمبيالة. مبلغ الفاتورة هو 45 يورو وتاريخ الاستحقاق هو 000/31/N.
الشروط المصرفية هي كما يلي:
- نسبة الخصم: 7% سنويا
- العمولة الثابتة: 29 يورو
تذهب ميلادرا إلى بنكها بتاريخ 15/07/N.
عدد أيام الترقب: 45 يومًا من 15/07 إلى 31/08
الخصم (= الفائدة): 45 × 000 × (0,07 يومًا / 45 يومًا) أو 360 يورو.
أجيوس: 393,75 + 29 = 422,75 يورو
تفسير:
لن تتلقى ميلادرا المبلغ الأولي البالغ 45 يورو المستحق على موكلها.
إذا قررت خصم الكمبيالة، فسيدفع لها البنك الذي تتعامل معه الفرق بين المبلغ الذي تم إصدار فاتورة به لعميلها ومبلغ الأجيوس الذي خصمه البنك.
في مثالنا، سوف تحصل Miladra على مبلغ: 45 – 000، أي مبلغ 422,75 يورو
أوقات الدفع
مراقبة اللوائح
تتمتع الشركة بالقدرة على مراقبة مدفوعات عملائها باستخدام أدوات مختلفة.
مقياس العمر
الرصيد القديم هو مستند محاسبي تستخدمه الشركات على نطاق واسع لمراقبة التدفق النقدي المستقبلي. وهو يلخص جميع المستحقات التي سيتم تحصيلها أو الديون التي يتعين سدادها.
ويحدد العناصر التالية:
- رقم حساب العميل أو المورد
- اسم العميل أو المورد
- رصيد الحساب
- مبلغ المستحق أو الدين غير المستحق وفقا لتاريخ الاستحقاق
- مبلغ المستحق أو الدين المستحق حسب تاريخ الاستحقاق
فيما يلي مثال لرصيد العميل القديم:
فيما يلي مثال على مقياس الموردين القديم:
كيفية قراءة وتفسير رصيد العميل القديم؟
إجمالي المبالغ المستحقة القبض:
إجمالي الديون المتأخرة:
المستحقات غير المحققة:
المبالغ المستحقة لمدة 30 يومًا:
المبلغ الذي سيتم تحصيله خلال 30 يومًا:
جدول الفاتورة
يسمح لك جدول الفواتير بتلخيص مبلغ كل فاتورة والمبلغ المدفوع بالفعل والرصيد الواجب دفعه بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق.
ستكون وحدة الأعمال قادرة على اكتشاف الفواتير المتأخرة.
فيما يلي مثال لجدول الفاتورة:
الفاتورة 1587 متأخرة حوالي 15 يومًا. ويجب على الشركة المتابعة عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني.
الفاتورة 2587 مدفوعة بالكامل. ليست هناك حاجة لاتخاذ إجراء بشأن هذه الفاتورة.
من ناحية أخرى، لا يزال يتعين دفع كامل الفاتورة رقم 1258 بتاريخ 07/09/ن على الرغم من أن تاريخ الاستحقاق هو 11/08/ن. ومن الضروري إرسال تذكير بكتاب مسجل مع إشعار الاستلام.
كيفية حساب وقت الدفع الفعلي الفعلي؟
فترة السداد الفعلية الفعلية هي العدد الفعلي للأيام التي تفصل بين التاريخ التالي ليوم البيع وتاريخ الاستحقاق.
الحساب بالأيام التقويمية:
مثال: الفاتورة الصادرة بتاريخ 8/07/N، الموعد النهائي 35 يومًا.
موعد التسليم سيكون 08/07 + 35 يومًا، أي في 23/08 - مدة الفعالية: 35 يومًا.
نهاية الشهر المستحق:
مثال: فاتورة صادرة بتاريخ 8/07/N، الموعد النهائي 35 يومًا في نهاية الشهر.
موعد التسليم سيكون: 08/07 + 35 يومًا تم إزاحتها حتى نهاية الشهر بتاريخ 31/08/ن.
وبالتالي فإن الموعد النهائي الفعلي هو 43 يومًا (35 + 8 أيام حتى نهاية أغسطس).
نهاية شهر الفاتورة:
مثال: فاتورة صادرة بتاريخ 8/07/N، الموعد النهائي 35 يومًا في نهاية الشهر.
موعد التسليم سيكون: 31/07 (08/07 تم تحويله إلى نهاية الشهر) + 35 يومًا، أي XNUMX يومًا. بتاريخ 05/09/ن
وبالتالي فإن الفترة الفعالة هي 57 يومًا. (من 08/07 إلى 05/09).
مهما كانت طريقة الحساب التي تستخدمها الشركة، يجب تحديدها في الشروط العامة للبيع (CGV).
عواقب تأخير الدفع على العمليات
تؤثر المواعيد النهائية للسداد للعملاء والمواعيد النهائية للسداد للموردين على دورة التشغيل ولكن أيضًا على متطلبات رأس المال العامل.
في ال فصل عن دورة التشغيل، وهذا موضح جيدًا.
نتيجة الاختلاف في دورة التشغيل
الموعد النهائي للدفع للمورد ليس له أي تأثير على دورة التشغيل. ومن ناحية أخرى، فإن الاختلاف في وقت الدفع للعميل له عواقب على إجمالي مدة دورة التشغيل.
كما تؤدي زيادة المهلة الزمنية للعميل البالغة 15 يومًا إلى زيادة دورة التشغيل بنفس القدر من الوقت. وبطبيعة الحال، العكس هو الصحيح أيضا.
عواقب الاختلاف في متطلبات رأس المال العامل (WCR)
إن الاختلاف في وقت الدفع (العملاء أو الموردين) له تأثير على متطلبات رأس المال العامل. يوضح لك الجدول التالي الاحتمالات المختلفة بعد تغيير الموعد النهائي للدفع.
| نوع الاختلاف | الموعد النهائي للدفع للعميل | الموعد النهائي لسداد المورد |
|---|---|---|
| زيادة | يزداد WCR بسبب زيادة بند "مستحقات العملاء". | وينخفض WCR بسبب زيادة بند "ديون الموردين". |
| نقصان | تنخفض قيمة WCR بسبب انخفاض بند "مستحقات العملاء". | يزداد WCR بسبب انخفاض بند "ديون الموردين". |
نتيجة الاختلاف في التدفق النقدي
يوضح لك الجدول التالي الاحتمالات المختلفة بعد تغيير الموعد النهائي للدفع.
| نوع الاختلاف | الموعد النهائي للدفع للعميل | الموعد النهائي لسداد المورد |
|---|---|---|
| زيادة | ينخفض التدفق النقدي بسبب زيادة بند "مستحقات العملاء". | يزداد التدفق النقدي بسبب زيادة بند "الذمم التجارية الدائنة". |
| نقصان | تزداد النقدية بسبب انخفاض بند "الذمم". | ينخفض التدفق النقدي بسبب انخفاض بند "ديون الموردين". |
وفي الختام
كما ستفهم، لتقليل الحاجة إلى التمويل، يجب إجراء مفاوضات مع العملاء و/أو الموردين. ضرورية. تتضمن مراقبة المدفوعات والتدفقات النقدية وتمويل دورة التشغيل بالضرورة تقليل نسبة WCR.
هذا كل شيء، الآن أنت تعرف كيفية تتبع التسويات والتدفقات النقدية والتمويل في دورة التشغيل. لم يعد لديك أي عذر لعدم تحقيق هدفك: احصل على درجة ممتازة في اختبار إدارة العمليات!