مرحبًا بك في هذا الفصل الخاص بمستندات الأعمال!
طوال عمر وحدة الأعمال، يتم استخدام مستندات الأعمال لتبرير العمليات التجارية وتأمينها. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر هذه المستندات مهمة لإقامة علاقة عمل جيدة.
وهذا ما ستكتشفه خلال هذا المقال:
- المستندات التجارية: الرسوم البيانية
- ما هي المعلومات الإلزامية فيما يتعلق بالمستندات التجارية؟
- ما هي الوثائق التجارية الرئيسية؟
- وفي الختام
المستندات التجارية: الرسوم البيانية
لبدء هذه المقالة، إليك هذا المخطط الرائع الذي يوضح جميع المستندات التجارية الرئيسية المستخدمة داخل الوحدة التجارية.
ما هي المعلومات الإلزامية فيما يتعلق بالمستندات التجارية؟
لكن نعم، ماذا يقول القانون فيما يتعلق بالمستندات التجارية؟ في الحقيقة هناك مقالات كثيرة من القانون التجاري منها المادتين التاليتين سأأخذهما من الموقع الرسمي ليجيفرانس.
وفيما يتعلق بجميع المستندات التجارية، فإنالمادة R123-237 الدول:
يشير أي شخص مسجل في فواتيره ومذكرات الطلب والأسعار والمستندات الإعلانية وكذلك في جميع المراسلات وجميع الإيصالات المتعلقة بنشاطه والموقعة منه أو نيابة عنه:
1. رقم التعريف الفريد للشركة الصادر وفقًا للمادة د.123-235؛
2° ذكر RCS متبوعًا باسم المدينة التي يقع فيها السجل الذي تم تسجيله فيه؛
3° موقع مقرها الرئيسي؛
4° إذا كان ذلك ممكنًا، أنه في حالة تصفية؛
5° إذا كانت شركة تجارية مركزها الرئيسي في الخارج، فبالإضافة إلى المعلومات المذكورة في 3° و4°، اسمها وشكلها القانوني ورقم التسجيل في الدولة التي يوجد بها مركزها الرئيسي، إذا كان هناك واحد؛
6° حيثما ينطبق ذلك، حالة مدير المستأجر أو وكيل المدير؛
7° إذا كان المستفيد من عقد دعم مشروع تجاري لإنشاء أو استئناف نشاط اقتصادي بالمعنى المقصود في الفصل السابع من الباب الثاني من الكتاب الأول من القانون التجاري، اسم شركة الكيان القانوني المسؤول عن الدعم وموقع مكتبها الرئيسي، بالإضافة إلى رقم التعريف الفريد الخاص بها؛
8° إذا كانت تشكل أصولًا مخصصة تطبيقًا للمادة L. 526-6، فإن الغرض من النشاط المهني الذي تم تخصيص الأصول له والاسم المستخدم لممارسة النشاط المهني الذي يتضمن اسمه أو اسمه المعتاد يسبقه مباشرة أو متبوعة بالكلمات: "رجل أعمال فردي ذو مسؤولية محدودة" أو الأحرف الأولى: "EIRL".
يشير أي شخص مسجل أيضًا على موقعه على الإنترنت إلى ذكر RCS متبوعًا باسم المدينة التي يقع فيها السجل الذي تم تسجيله فيه، بالإضافة إلى المعلومات المذكورة في 1° و3° و5° و8°.
مصدر هذه المقالة هو هنا.
يوجد أيضًا مقال آخر مثير للاهتمام على نفس الموقع ويتعلق بشكل أكثر تحديدًا بالفواتير.
هذه هي المقالة L441-3 والتي أكررها أدناه:
I.-اتفاقية مكتوبة مبرمة بين المورد، باستثناء موردي المنتجات المذكورين في المادة L.443-2، ويذكر الموزع أو مقدم الخدمة الالتزامات المتبادلة التي تعهد بها أطراف الاتفاقية التفاوض التجاري، طبقًا للمواد من L.442-1 إلى L.442-3. تم إنشاء هذه الاتفاقية إما في وثيقة واحدة، أو في مجموعة مكونة من عقد إطاري وعقود تطبيقية.
II.-دون الإخلال بالمواد من L.442-1 إلى L.442-3، يكون أي تعديل على الاتفاقية المذكورة في الفقرة I موضوع كتابة يذكر فيه العنصر الجديد الذي يبرره.
3. تحدد الاتفاقية المذكورة في الفقرة الأولى، لأغراض المساعدة في تحديد السعر المتفق عليه، الالتزامات التالية:
1. شروط عملية بيع المنتجات أو الخدمات، بما في ذلك تخفيضات الأسعار، وحيثما ينطبق ذلك، أنواع المواقف التي من المحتمل أن يتم بموجبها تطبيق الشروط المخالفة لعملية البيع؛
2° خدمات التعاون التجاري، المناسبة لتعزيز تسويق منتجات أو خدمات المورد، التي يقدمها الموزع أو مزود الخدمة، والتي لا تندرج ضمن التزامات الشراء والبيع، مع تحديد الكائن والتاريخ المخطط له وشروط التنفيذ والأجور مقابل هذه الخدمات وكذلك المنتجات أو الخدمات المرتبطة بها والمكافأة الإجمالية المتعلقة بجميع هذه الالتزامات؛
3° التزامات أخرى تهدف إلى تعزيز العلاقة التجارية بين المورد والموزع أو مقدم الخدمة، مع تحديد لكل غرض والتاريخ المخطط وشروط التنفيذ، بالإضافة إلى الأجر أو تخفيض السعر بشكل عام فيما يتعلق بجميع هذه الالتزامات .
IV.-يتم إبرام الاتفاقية المذكورة في الفقرة I لمدة سنة أو سنتين أو ثلاث سنوات، في موعد أقصاه 1 مارس من السنة التي تدخل فيها حيز التنفيذ أو خلال شهرين بعد بداية فترة التسويق لـ المنتجات أو الخدمات الخاضعة لدورة تسويقية معينة. وعندما يتم إبرامها لمدة سنتين أو ثلاث سنوات، فإنها تحدد الشروط التي يتم بموجبها مراجعة السعر المتفق عليه. وقد تنص هذه الأساليب على مراعاة واحد أو أكثر من المؤشرات المتاحة التي تعكس تطور أسعار عوامل الإنتاج.
خامسًا- يقوم المورد بإبلاغ شروط البيع العامة إلى الموزع خلال فترة معقولة قبل الأول من مارس، أو بالنسبة للمنتجات أو الخدمات الخاضعة لدورة تسويقية معينة، قبل نقطة بداية فترة التسويق.
ملاحظة: بموجب أحكام المادة 5 من الأمر رقم 2019-359 المؤرخ في 24 أبريل 2019:
I. – تنطبق أحكام II من المادة L. 441-3 من القانون التجاري، بصيغتها الناتجة عن هذا الأمر، على أي اتفاقية يتم تنفيذها في تاريخ دخول هذا الأمر حيز التنفيذ، اعتبارًا من هذا التاريخ.
ثانيا. - دون الإخلال بأحكام المادة 5، بالنسبة للاتفاقيات المعمول بها في تاريخ دخول هذا المرسوم حيز التنفيذ والتي تزيد مدتها عن عام واحد، تنطبق المادة L.441-3 بصيغتها الناتجة عن هذا الأمر اعتبارًا من مارس 1, 2020.
ثالثا. – تظل أحكام المادة L.441-3 المتعلقة بالفواتير سارية، بصيغتها السابقة لدخول هذا الأمر حيز التنفيذ، على الفواتير الصادرة قبل 1 أكتوبر 2019.
يمكن العثور على مصدر هذه المقالة في هذا العنوان.
وفي الجزء التالي سنرى بالتفصيل كل وثيقة تجارية تخص الوحدة التجارية.
ما هي الوثائق التجارية الرئيسية؟
الوثائق التجارية الرئيسية هي:
الشروط العامة للبيع (CGV)
يجب وضع الشروط والأحكام العامة قبل أي علاقة تجارية. وهي ذات أهمية كبيرة لأنها تحدد حقوق والتزامات كل طرف في العقد.
إن صياغة الشروط العامة للبيع ليست إلزامية بين المحترفين، ولكن بالطبع يوصى بها بشدة.
ما هي الشروط العامة للبيع؟
الشروط العامة للبيع هي وثيقة يضعها المورد بهدف وضع القواعد التعاقدية وإقامة علاقات تجارية جيدة مع العميل.
إن الاطلاع على الشروط العامة للبيع قبل القيام بأي معاملة تجارية يسمح للعميل بالاطلاع على شروط الصفقة المعنية. تنطبق على جميع عملاء وحدة الأعمال.
تختلف الشروط العامة للبيع لشركة متخصصة في إعادة بيع الأثاث عن الشركة التي تمارس نشاط تقديم الخدمات.
ما هي الشروط والأحكام العامة المستخدمة؟
اعتمادًا على طبيعة العلاقة التجارية، تنطبق قواعد قانونية مختلفة اعتمادًا على ما إذا كانت الوحدة التجارية تمارس نشاطها مع محترف أو مع فرد.
العميل هو المستهلك
L 'المادة L111-1 ينص قانون المستهلك على أنه يجب على البائع إبلاغ العميل بالتزاماته مثل دفع الثمن والالتزام بمواعيد الدفع وكذلك طرق الدفع.
تحدد هذه المقالة أيضًا ما يلي:
- شروط العودة
- شروط السداد
- فترة الانسحاب
- موعد التسليم
ويجب أن تكون جميع هذه المعلومات في حوزة العميل قبل التوقيع على عقد بيع أو خدمة محتمل.
العميل محترف
المادة L441-1 يحدد قانون التجارة جميع قواعد الشروط العامة للبيع بين المهنيين. ومن ثم تحدد المادة طرق تحديد سعر الخدمات أو البضائع المعروضة للبيع لتجنب حدوث مشكلات أثناء المعاملة التجارية.
الشروط والأحكام العامة: إلزامية أم لا؟
الشروط العامة للبيع ليست إلزامية بين المهنيين (إلا في حالة الطلب)، ولكنها التزام قانوني على البائع تجاه العميل المستهلك.
يجب أن تتضمن الشروط والأحكام العامة البنود التالية:
- شروط البيع
- الثمن
- الخدمة
- تخفيضات الأسعار
- شروط التسليم
- خصائص الخدمة أو السلعة
- شروط الدفع
- حق الانسحاب (14 يومًا)
- ضمانات للعيوب الخفية المحتملة
- الحق في الاعتراض على البيانات الشخصية
التقدير
ما هو الاقتباس؟
عرض الأسعار هو مستند تجاري يحرره البائع قبل إبرام عقد البيع مع عميله. في الحياة اليومية، غالبا ما يستخدم الاقتباس لتقديم الخدمة. في الواقع، إنه "مقترح عقد" حيث يتعهد البائع بتنفيذ الخدمة المشار إليها بالسعر المحدد.
إذا قام العميل بتوقيع عرض الأسعار، فإنه يتعهد بدفع السعر المبين في الوثيقة مع احترام الشروط المنصوص عليها في عرض الأسعار أيضًا.
هل الاقتباس واجب؟
البائع غير ملزم بكتابة عرض أسعار إذا كان عميله محترفًا.
في العلاقة التجارية بين B وC، قد يضطر المحترف إلى تقديم عرض أسعار.
هناك خدمات يطلب من البائع كتابة عرض أسعار لها: المنتجات البصرية، والعمل الذي يتجاوز 150 يورو، والرعاية الطبية (الرسوم التي تتجاوز 70 يورو)، والخدمات الشخصية التي تتجاوز 100 يورو، والنقل.
لا يتطلب القانون كتابة عرض أسعار، ولكن يوصى به بشدة.
ما هو الاقتباس ل؟
- يصبح عرض الأسعار، بمجرد التوقيع عليه، نوعًا من العقد بين البائع وعميله. يجب على المحترف تقديم الخدمة ويجب على العميل دفع السعر المبين في الوثيقة.
- وبشكل غير مباشر، يُظهر البائع، من خلال تقديم عرض أسعار، مصداقيته تجاه عميله.
- وأخيرا، يفي البائع بالتزامه القانوني قبل التعاقد.
نموذج الطلب
ما هو أمر الشراء؟
أمر الشراء هو مستند تجاري أنشأه البائع ووقعه العميل. منذ لحظة التوقيع، لم تعد هناك حاجة لإثبات الاتفاق بين الطرفين. يتم استخدام أمر الشراء في أغلب الأحيان عند بيع البضائع.
توقيع العميل هو المحفز للالتزام بتسليم البضائع ولكن أيضًا لاستلامها (والدفع).
هل أمر الشراء إلزامي؟
أمر الشراء ليس إلزاميا، ولكنه غالبا ما يستخدم لأنه يمكن أن يكون بمثابة دليل في حالة وجود نزاع.
مذكرة التسليم
ما هي مذكرة التسليم؟
مذكرة التسليم هي مستند تجاري يعده مورد السلع أو الخدمات. يستلم العميل المستند عند اكتمال الخدمة أو عند استلام البضاعة.
تعتبر مذكرة التسليم دليلاً على أن التسليم قد تم بالفعل وفقًا للشروط المخطط لها في البداية بين الطرفين.
هل مذكرة التسليم واجبة؟
إن مذكرة التسليم ليست إلزامية، ولكنها تستخدم غالبًا لأنها يمكن أن تكون بمثابة دليل في حالة وجود نزاع. عند إنشائها، يجب أن تظهر المعلومات الإلزامية في الوثيقة:
- تاريخ التسليم
- رقم الطلب
- المعلومات القانونية للشركة (المكتب الرئيسي، رقم RCS، رأس المال، الشكل المؤسسي للشركة، وما إلى ذلك)
- تفاصيل الاتصال بالعملاء
- طبيعة البضائع
فاتورة
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي مستند تجاري يحرره البائع من نسختين ويبين كافة عناصر المعاملة بالتفصيل بين البائع وعميله.
هل الفاتورة إلزامية؟
يعد إنشاء الفاتورة أمرًا إلزاميًا بين المهنيين ولكنه يظل اختياريًا عندما يكون العميل فردًا.
وفي الختام
من أجل تجنب النزاعات أو حتى الديون غير المدفوعة، يجب على البائع إعداد مستندات تجارية متوافقة. كما يتم النص على عقوبات جنائية ومالية ومدنية في حالة حدوث ذلك المستندات التجارية غير المطابقة.
إذا كنت ترغب في تطبيق كل ما تعلمته للتو، فأنا أدعوك بشدة لقراءة مقالتي حول تمارين الإدارة المصححة 21 تمارين المستحقة وفاتورة الائتمان.
ها أنت ذا، لقد أتقنت الآن الفصل المتعلق بالمستندات التجارية. لم يعد لديك أي أعذار للحصول على درجة ممتازة في اختبار إدارة العمليات!
مهم جدا
من الضروري حقًا أن يفهم المحاسب الجيد كل هذه المستندات جيدًا.
مرحبًا كاليفا إن ثينو،
شكرا على هذا التعليق